Vanaf 1 januari 2026 moeten alle tijdelijke verblijfsvergunningen in Polen uitsluitend worden aangevraagd via het Moduł Obsługi Spraw (MOS) e-portaal en ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, gevalideerd via het Trusted Profile van de aanvrager of een EU e-ID. Papieren dossiers die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingediend, worden juridisch beschouwd als “niet ingediend,” waardoor werkgevers, relocatiebureaus en buitenlandse werknemers gedwongen worden om direct over te stappen op het nieuwe platform.
De financiële gevolgen zijn eveneens fors. De standaardkosten voor een verblijfsvergunning zijn gestegen van 100 PLN naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers nu 800 PLN kosten. Ook de consulaire kosten zijn per 1 januari verhoogd naar €200 voor nationale visa (type D) en €90 voor Schengenvisa (type C). In combinatie met de hogere minimumsalariseisen die dit jaar van kracht zijn, zijn de totale kosten voor een werk- en verblijfsvergunning nu 2,5 tot 3 keer hoger dan in 2024.
![Verplichte MOS e-portal live: alle Poolse verblijfsvergunningaanvragen nu online en kosten verviervoudigd]()
Het Poolse ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat volledige digitalisering de afhandeling zal versnellen en opportunistische ‘placeholder’-aanvragen zal tegengaan. De eerste ervaringen zijn gemengd: grote bedrijven melden soepelere uploads, maar klagen over problemen met de elektronische handtekening en beperkte betaalmogelijkheden voor buitenlandse creditcards. Kleinere werkgevers en individuele aanvragers, vooral zonder Poolse bankrekening of Trusted Profile, ondervinden een steile leercurve.
Praktische tips voor mobiliteitsteams zijn onder meer: (1) zorg dat werknemers ruim voor aankomst een Trusted Profile aanmaken, (2) reserveer extra tijd voor het verkrijgen van de elektronische handtekening, (3) scan het **hele** paspoort, inclusief blanco pagina’s, omdat gedeeltelijke scans automatisch worden afgewezen, en (4) wees voorbereid op mogelijke systeemstoringen tijdens piekuren. Multinationals doen er ook goed aan de kosten voor gedetacheerde werknemers opnieuw te bekijken: met 800 PLN per vergunning kan de prijsverschil leiden tot voorkeur voor lokale aanwervingen of EU ICT-vergunningen.
Strategisch gezien toont de invoering van MOS Polen’s ambitie om een koploper te worden in EU-brede digitale immigratie. Brussel bestudeert het platform al als model voor het toekomstige EU Talent Pool, waardoor vroege gebruikers in Polen waardevolle proceskennis kunnen opdoen die binnen de hele EU toepasbaar is.
De financiële gevolgen zijn eveneens fors. De standaardkosten voor een verblijfsvergunning zijn gestegen van 100 PLN naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers nu 800 PLN kosten. Ook de consulaire kosten zijn per 1 januari verhoogd naar €200 voor nationale visa (type D) en €90 voor Schengenvisa (type C). In combinatie met de hogere minimumsalariseisen die dit jaar van kracht zijn, zijn de totale kosten voor een werk- en verblijfsvergunning nu 2,5 tot 3 keer hoger dan in 2024.
Het Poolse ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat volledige digitalisering de afhandeling zal versnellen en opportunistische ‘placeholder’-aanvragen zal tegengaan. De eerste ervaringen zijn gemengd: grote bedrijven melden soepelere uploads, maar klagen over problemen met de elektronische handtekening en beperkte betaalmogelijkheden voor buitenlandse creditcards. Kleinere werkgevers en individuele aanvragers, vooral zonder Poolse bankrekening of Trusted Profile, ondervinden een steile leercurve.
Praktische tips voor mobiliteitsteams zijn onder meer: (1) zorg dat werknemers ruim voor aankomst een Trusted Profile aanmaken, (2) reserveer extra tijd voor het verkrijgen van de elektronische handtekening, (3) scan het **hele** paspoort, inclusief blanco pagina’s, omdat gedeeltelijke scans automatisch worden afgewezen, en (4) wees voorbereid op mogelijke systeemstoringen tijdens piekuren. Multinationals doen er ook goed aan de kosten voor gedetacheerde werknemers opnieuw te bekijken: met 800 PLN per vergunning kan de prijsverschil leiden tot voorkeur voor lokale aanwervingen of EU ICT-vergunningen.
Strategisch gezien toont de invoering van MOS Polen’s ambitie om een koploper te worden in EU-brede digitale immigratie. Brussel bestudeert het platform al als model voor het toekomstige EU Talent Pool, waardoor vroege gebruikers in Polen waardevolle proceskennis kunnen opdoen die binnen de hele EU toepasbaar is.
Bron: VisaHQ
Hoe VisaHQ kan helpen
VisaHQ vereenvoudigt de visumaanvraag voor particulieren en bedrijven. Bekijk de actuele reisvereisten, bereid de benodigde documenten voor en beheer uw aanvraag online via het VisaHQ-portaal voor Polen.Meer van Polen
Bekijk alles
Kerstvakantie sluit Poolse ambassade in Addis Abeba, waardoor Schengenvisumdiensten voor Oost-Afrika vertraging oplopen
Polen verlengt tijdelijke beschermingswet en lanceert landelijk netwerk van integratiecentra voor een miljoen Oekraïners
