Pflicht-MOS-E-Portal startet: Alle Anträge auf polnische Aufenthaltserlaubnis jetzt online – Gebühren vervierfacht

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse in Polen ausschließlich über das e-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die über das Vertrauensprofil des Antragstellers oder die EU-e-ID verifiziert wird, unterzeichnet werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber, Relocation-Dienstleister und ausländische Entsandte praktisch über Nacht zur Nutzung der neuen Plattform zwingt.

Auch die finanziellen Auswirkungen sind erheblich. Die Standardgebühren für Aufenthaltserlaubnisse sind von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Gebühren für Entsendebescheinigungen nun 800 PLN betragen. Konsularische Gebühren wurden zum 1. Januar ebenfalls erhöht: 200 € für nationale (Typ D) Visa und 90 € für Schengen-Visa (Typ C). In Kombination mit den seit diesem Jahr höheren Mindestlohnschwellen liegen die Gesamtkosten für eine typische Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis nun 2,5- bis 3-mal höher als 2024.



Das Innenministerium Polens argumentiert, dass die vollständige Digitalisierung die Bearbeitung beschleunigen und opportunistische „Platzhalter“-Anträge eindämmen wird. Erste Rückmeldungen von Nutzern sind gemischt: Größere Unternehmen berichten von reibungsloseren Uploads, beklagen jedoch Probleme mit der elektronischen Signatur und eingeschränkte Zahlungsmöglichkeiten für ausländische Kreditkarten. Kleinere Arbeitgeber und Einzelantragsteller, insbesondere ohne polnisches Bankkonto oder Vertrauensprofil, stehen vor einer steilen Lernkurve.

Praktische Tipps für Mobility-Teams sind: (1) Entsandte sollten ihr Vertrauensprofil rechtzeitig vor Ankunft anlegen, (2) zusätzliche Zeit für die Beschaffung der elektronischen Signatur einplanen, (3) den gesamten Reisepass – inklusive leerer Seiten – scannen, da Teil-Scans automatisch abgelehnt werden, und (4) sich auf mögliche Systemausfälle in Stoßzeiten vorbereiten. Multinationale Unternehmen sollten zudem die Kostenverteilung bei Entsendungen überdenken: Bei 800 PLN pro Genehmigung könnte die Gebührendifferenz Entscheidungen zugunsten lokaler Einstellungen oder EU-ICT-Genehmigungen beeinflussen.

Strategisch signalisiert die Einführung des MOS Polens Ambition, Vorreiter bei der EU-weiten digitalen Einwanderung zu werden. Brüssel prüft die Plattform bereits als Modell für den kommenden EU Talent Pool, sodass frühe Anwender in Polen wertvolles Prozess-Know-how gewinnen können, das auf den gesamten EU-Raum übertragbar ist.