Polen is het nieuwe jaar begonnen met de ingrijpendste wijziging in het immigratiesysteem in twintig jaar. Vanaf 1 januari 2026 om middernacht moeten alle aanvragen voor een tijdelijke verblijfsvergunning via het online portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend en ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Papieren dossiers die bij de provinciale kantoren worden ingeleverd, worden voortaan als “niet ingediend” beschouwd, waardoor werkgevers, buitenlandse werknemers en immigratieadviseurs gedwongen worden om direct over te stappen op het digitale platform.
Deze verandering is het hoogtepunt van een jaarlange digitaliseringsslag, waarbij werkvergunningaanvragen al naar praca.gov.pl waren verhuisd. De autoriteiten stellen dat een enkel, volledig elektronisch kanaal de verwerkingstijd met 30% zal verkorten, fraude zal verminderen en een dataset zal opleveren die het ministerie van Binnenlandse Zaken kan gebruiken voor arbeidsmarktanalyses. Brussel houdt de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten: als MOS de beloofde efficiëntie waarmaakt, zal de Europese Commissie naar verwachting soortgelijke systemen in het Schengengebied aanbevelen.
![Polen maakt elektronische indiening van MOS verplicht en verviervoudigt immigratiekosten]()
De kostenverhoging is echter een flinke tegenvaller. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning stijgt van 100 naar 400 PLN; vergunningen voor gedetacheerde werknemers gaan naar 800 PLN. Ook de consulaire tarieven gaan omhoog: nationale visa (type D) kosten nu €200 en Schengenvisa (type C) €90. Een gezin van vier dat naar Krakau verhuist, krijgt te maken met overheidskosten van ongeveer €1.060, bijna drie keer zoveel als vorig jaar.
Voor multinationals zijn de praktische gevolgen direct merkbaar. HR-teams moeten nieuwe medewerkers helpen met het verkrijgen van een Trusted-Profile login of EU eID, een e-handtekeningtoken aanschaffen en training geven in het gebruik van MOS – stappen die in drukke periodes een week kunnen duren. Omdat het portaal tijdens de pilotfase uitval kende, raden adviseurs aan om van elke stap een screenshot te maken als bewijs van tijdige indiening bij een eventuele sessiecrash. Bedrijven zonder interne expertise schakelen externe partijen in die binnen 24 uur MOS-accounts kunnen aanmaken en conforme e-dossiers kunnen indienen.
Strategisch gezien kan de tariefverhoging werkgevers dwingen om hun budgetten voor detacheringen te herzien, prioriteit te geven aan functies met hoge toegevoegde waarde en langere detacheringstermijnen te overwegen om de initiële kosten te spreiden. Mobiliteitsmanagers wordt aangeraden hun kostenramingen bij te werken, MOS-trainingen voor HR-personeel te boeken en reizigers te waarschuwen dat consulaire afspraken schaars kunnen zijn totdat de eerste piek in aanvragen is afgenomen.
Deze verandering is het hoogtepunt van een jaarlange digitaliseringsslag, waarbij werkvergunningaanvragen al naar praca.gov.pl waren verhuisd. De autoriteiten stellen dat een enkel, volledig elektronisch kanaal de verwerkingstijd met 30% zal verkorten, fraude zal verminderen en een dataset zal opleveren die het ministerie van Binnenlandse Zaken kan gebruiken voor arbeidsmarktanalyses. Brussel houdt de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten: als MOS de beloofde efficiëntie waarmaakt, zal de Europese Commissie naar verwachting soortgelijke systemen in het Schengengebied aanbevelen.
De kostenverhoging is echter een flinke tegenvaller. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning stijgt van 100 naar 400 PLN; vergunningen voor gedetacheerde werknemers gaan naar 800 PLN. Ook de consulaire tarieven gaan omhoog: nationale visa (type D) kosten nu €200 en Schengenvisa (type C) €90. Een gezin van vier dat naar Krakau verhuist, krijgt te maken met overheidskosten van ongeveer €1.060, bijna drie keer zoveel als vorig jaar.
Voor multinationals zijn de praktische gevolgen direct merkbaar. HR-teams moeten nieuwe medewerkers helpen met het verkrijgen van een Trusted-Profile login of EU eID, een e-handtekeningtoken aanschaffen en training geven in het gebruik van MOS – stappen die in drukke periodes een week kunnen duren. Omdat het portaal tijdens de pilotfase uitval kende, raden adviseurs aan om van elke stap een screenshot te maken als bewijs van tijdige indiening bij een eventuele sessiecrash. Bedrijven zonder interne expertise schakelen externe partijen in die binnen 24 uur MOS-accounts kunnen aanmaken en conforme e-dossiers kunnen indienen.
Strategisch gezien kan de tariefverhoging werkgevers dwingen om hun budgetten voor detacheringen te herzien, prioriteit te geven aan functies met hoge toegevoegde waarde en langere detacheringstermijnen te overwegen om de initiële kosten te spreiden. Mobiliteitsmanagers wordt aangeraden hun kostenramingen bij te werken, MOS-trainingen voor HR-personeel te boeken en reizigers te waarschuwen dat consulaire afspraken schaars kunnen zijn totdat de eerste piek in aanvragen is afgenomen.
Bron: VisaHQ
