Portal e-MOS Wajib Diluncurkan: Semua Pengajuan Izin Tinggal di Polandia Beralih ke Online dan Biaya Meningkat Empat Kali Lipat

Mulai 1 Januari 2026, setiap permohonan izin tinggal sementara di Polandia harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS) dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik berkualifikasi yang diverifikasi melalui Profil Terpercaya pemohon atau e-ID UE. Dokumen fisik yang diserahkan ke salah satu dari 16 kantor województwo secara hukum dianggap “tidak diajukan,” sehingga memaksa perusahaan, penyedia relokasi, dan pekerja asing untuk langsung beralih ke platform baru ini.

Dampak finansialnya juga signifikan. Biaya standar izin tinggal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, sementara izin pekerja yang dikirim dari luar negeri kini mencapai PLN 800. Biaya konsuler juga meningkat sejak 1 Januari menjadi €200 untuk visa nasional (tipe D) dan €90 untuk visa Schengen (tipe C). Ditambah dengan kenaikan ambang batas gaji minimum yang berlaku tahun ini, total biaya kepatuhan untuk pengajuan izin kerja dan tinggal kini 2,5–3 kali lipat dibandingkan tahun 2024.



Kementerian Dalam Negeri Polandia berargumen bahwa digitalisasi penuh akan mempercepat proses pengambilan keputusan dan mengurangi pengajuan “placeholder” yang bersifat oportunistik. Namun, umpan balik awal dari pengguna beragam: perusahaan besar melaporkan proses unggah yang lebih lancar, tetapi mengeluhkan masalah tanda tangan elektronik dan opsi pembayaran terbatas untuk kartu kredit asing. Sementara itu, perusahaan kecil dan pemohon individu, terutama yang tidak memiliki rekening bank Polandia atau Profil Terpercaya, menghadapi kurva pembelajaran yang cukup curam.

Tips praktis untuk tim mobilitas meliputi: (1) mengatur agar pekerja yang akan ditugaskan membuat Profil Terpercaya jauh sebelum kedatangan, (2) menganggarkan waktu ekstra untuk pengadaan tanda tangan elektronik, (3) memindai seluruh paspor—termasuk halaman kosong—karena pemindaian sebagian dapat menyebabkan penolakan otomatis, dan (4) bersiap menghadapi kemungkinan gangguan sistem pada jam sibuk. Perusahaan multinasional juga disarankan meninjau kembali alokasi biaya izin pekerja yang dikirim dari luar negeri: dengan biaya PLN 800 per izin, perbedaan biaya ini bisa mempengaruhi keputusan untuk merekrut lokal atau menggunakan izin ICT UE.

Secara strategis, peluncuran MOS menandai ambisi Polandia untuk menjadi pelopor digitalisasi imigrasi di tingkat UE. Brussel sudah mempelajari platform ini sebagai model untuk EU Talent Pool yang akan datang, sehingga pengguna awal di Polandia dapat memperoleh pengetahuan proses yang dapat diterapkan di seluruh blok UE.