Het Bureau voor Buitenlanders (UdSC) heeft bevestigd dat de nieuwe Case Handling Module (MOS) op 27 april 2026 landelijk in gebruik wordt genomen, waarmee het papieren aanvragen van de meeste langdurige immigratieprocedures in Polen stopt. Vanaf die datum moeten onderdanen van derde landen hun aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen, permanente verblijfsvergunningen en EU-langdurig ingezetenenvergunningen uitsluitend online indienen via het MOS-portaal.
De autoriteiten geven aan dat deze overstap de verwerking zal versnellen, wachtrijen bij de provinciale kantoren zal elimineren en aanvragers 24/7 toegang tot hun dossiers zal bieden. Deze stap vormt het sluitstuk van een tweejarig digitaal overheidsprogramma, geleid door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Administratie (MSWiA), dat gericht is op het wegwerken van chronische achterstanden die wachttijden van zes maanden of langer veroorzaakten in grote steden.
![Polen kondigt lancering van volledig digitaal MOS-verblijfsvergunningportaal aan op 27 april]()
Door MOS te integreren met het nationale login.gov.pl-systeem kunnen ambtenaren identiteiten in real-time verifiëren en gegevens uitwisselen met de Grenswacht, arbeidsbureaus en belastingautoriteiten. Werkgevers zullen werkgerelateerde aanvragen elektronisch medeondertekenen, wat koerierskosten en het risico op zoekgeraakte documenten vermindert. Bedrijven die personeel naar Polen laten rouleren, wordt geadviseerd nu al nieuwe processen in kaart te brengen. Interne HR-teams moeten MOS-gebruikersaccounts aanmaken, een “vertrouwd profiel” (Profil Zaufany) of gekwalificeerde e-handtekening regelen voor hun lokale vertegenwoordigers, en ondersteunende documenten zoals arbeidsovereenkomsten en bewijs van huisvesting digitaliseren.
Immigratieadviseurs waarschuwen dat het portaal bestanden groter dan 50 MB zal weigeren en alleen PDF-, JPG- of PNG-formaten accepteert. Belangrijk is dat het UdSC benadrukt dat iedereen van wie het huidige legale verblijf vóór of binnen twee weken na 27 april afloopt, uiterlijk 26 april nog een papieren aanvraag moet indienen. Aanvragen die na deze datum poststempels dragen, worden niet in behandeling genomen, waardoor de vreemdeling per direct illegaal verblijft. Werkgevers riskeren boetes tot 30.000 PLN als zij illegale arbeid toestaan.
Voor multinationals belooft het nieuwe systeem een snellere onboarding van niet-EU-talent, minder onderbrekingen door verlopen stempels tijdens zakenreizen en realtime inzicht in de status van dossiers. De strikte invoeringsdatum laat echter weinig ruimte voor fouten; experts raden aan om deze week de verlengingskalenders dubbel te controleren en conceptaanvragen alvast voor te bereiden.
De autoriteiten geven aan dat deze overstap de verwerking zal versnellen, wachtrijen bij de provinciale kantoren zal elimineren en aanvragers 24/7 toegang tot hun dossiers zal bieden. Deze stap vormt het sluitstuk van een tweejarig digitaal overheidsprogramma, geleid door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Administratie (MSWiA), dat gericht is op het wegwerken van chronische achterstanden die wachttijden van zes maanden of langer veroorzaakten in grote steden.
Door MOS te integreren met het nationale login.gov.pl-systeem kunnen ambtenaren identiteiten in real-time verifiëren en gegevens uitwisselen met de Grenswacht, arbeidsbureaus en belastingautoriteiten. Werkgevers zullen werkgerelateerde aanvragen elektronisch medeondertekenen, wat koerierskosten en het risico op zoekgeraakte documenten vermindert. Bedrijven die personeel naar Polen laten rouleren, wordt geadviseerd nu al nieuwe processen in kaart te brengen. Interne HR-teams moeten MOS-gebruikersaccounts aanmaken, een “vertrouwd profiel” (Profil Zaufany) of gekwalificeerde e-handtekening regelen voor hun lokale vertegenwoordigers, en ondersteunende documenten zoals arbeidsovereenkomsten en bewijs van huisvesting digitaliseren.
Immigratieadviseurs waarschuwen dat het portaal bestanden groter dan 50 MB zal weigeren en alleen PDF-, JPG- of PNG-formaten accepteert. Belangrijk is dat het UdSC benadrukt dat iedereen van wie het huidige legale verblijf vóór of binnen twee weken na 27 april afloopt, uiterlijk 26 april nog een papieren aanvraag moet indienen. Aanvragen die na deze datum poststempels dragen, worden niet in behandeling genomen, waardoor de vreemdeling per direct illegaal verblijft. Werkgevers riskeren boetes tot 30.000 PLN als zij illegale arbeid toestaan.
Voor multinationals belooft het nieuwe systeem een snellere onboarding van niet-EU-talent, minder onderbrekingen door verlopen stempels tijdens zakenreizen en realtime inzicht in de status van dossiers. De strikte invoeringsdatum laat echter weinig ruimte voor fouten; experts raden aan om deze week de verlengingskalenders dubbel te controleren en conceptaanvragen alvast voor te bereiden.
