Polens lang geplante digitale Einwanderungsreform ist nun in Kraft getreten. Seit dem 1. Januar 2026 um 00:00 Uhr müssen alle Anträge auf eine befristete Aufenthaltserlaubnis ausschließlich über das E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, die über das Vertrauensprofil (Profil Zaufany) oder eine EU-eID des Antragstellers verifiziert wird. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“. Arbeitgeber, Relocation-Dienstleister und ausländische Mitarbeiter sind somit gezwungen, den gesamten Prozess online abzuwickeln.
Auch die finanziellen Auswirkungen sind erheblich. Die Gebühren für Standard-Aufenthaltserlaubnisse sind von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Kosten für Arbeitserlaubnisse für entsandte Arbeitnehmer nun bei 800 PLN liegen. Gleichzeitig verlangen polnische Konsulate 200 € für nationale Visa (Typ D) und 90 € für Schengen-Visa (Typ C). Die Behörden begründen die höheren Gebühren mit Investitionen in die Cybersicherheit und einer langfristigen Verkürzung der Wartezeiten, doch Personalabteilungen müssen ihre Budgets für 2026 umgehend anpassen.
![Polen führt verpflichtendes MOS E-Portal ein und vervierfacht die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse]()
Für Manager im Bereich globale Mobilität bedeutet die Umstellung eine dringende To-do-Liste: Vertrauensprofil-Logins oder EU-eID-Zertifikate für alle ausländischen Mitarbeiter sichern, qualifizierte elektronische Signaturen erwerben, Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen und alle laufenden Versetzungen neu kalkulieren. Arbeitgeber, die weiterhin Anträge per Post einreichen, riskieren den Statusverlust ihrer Mitarbeiter und Probleme bei der Einhaltung der Lohnsteuerpflicht.
Der rein digitale Prozess beendet zudem einige bewährte Schlupflöcher. Der sogenannte „90-Tage-Post-Trick“ – das Einreichen eines Papierantrags am letzten Tag des legalen Aufenthalts, um eine Schonfrist zu erhalten – ist nun nicht mehr möglich. Behörden können zudem jederzeit zusätzliche Nachweise anfordern und lehnen Anträge ohne vollständige Passseiten-Scans automatisch ab.
Praktisch verspricht MOS nach der anfänglichen Eingewöhnungsphase eine schnellere Bearbeitung. Das System führt automatische Datenabgleiche mit Arbeits- und Steuerdatenbanken durch, erkennt Unstimmigkeiten frühzeitig und reduziert den Bedarf an persönlichen Anhörungen. Das Innenministerium rechnet langfristig mit einer Reduzierung der Rückstände um 30 %, doch für die im Januar entsandten Mitarbeiter besteht die unmittelbare Herausforderung darin, das Portal ohne Fehlermeldungen während der Spitzenzeiten zu nutzen.
Auch die finanziellen Auswirkungen sind erheblich. Die Gebühren für Standard-Aufenthaltserlaubnisse sind von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Kosten für Arbeitserlaubnisse für entsandte Arbeitnehmer nun bei 800 PLN liegen. Gleichzeitig verlangen polnische Konsulate 200 € für nationale Visa (Typ D) und 90 € für Schengen-Visa (Typ C). Die Behörden begründen die höheren Gebühren mit Investitionen in die Cybersicherheit und einer langfristigen Verkürzung der Wartezeiten, doch Personalabteilungen müssen ihre Budgets für 2026 umgehend anpassen.
Für Manager im Bereich globale Mobilität bedeutet die Umstellung eine dringende To-do-Liste: Vertrauensprofil-Logins oder EU-eID-Zertifikate für alle ausländischen Mitarbeiter sichern, qualifizierte elektronische Signaturen erwerben, Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen und alle laufenden Versetzungen neu kalkulieren. Arbeitgeber, die weiterhin Anträge per Post einreichen, riskieren den Statusverlust ihrer Mitarbeiter und Probleme bei der Einhaltung der Lohnsteuerpflicht.
Der rein digitale Prozess beendet zudem einige bewährte Schlupflöcher. Der sogenannte „90-Tage-Post-Trick“ – das Einreichen eines Papierantrags am letzten Tag des legalen Aufenthalts, um eine Schonfrist zu erhalten – ist nun nicht mehr möglich. Behörden können zudem jederzeit zusätzliche Nachweise anfordern und lehnen Anträge ohne vollständige Passseiten-Scans automatisch ab.
Praktisch verspricht MOS nach der anfänglichen Eingewöhnungsphase eine schnellere Bearbeitung. Das System führt automatische Datenabgleiche mit Arbeits- und Steuerdatenbanken durch, erkennt Unstimmigkeiten frühzeitig und reduziert den Bedarf an persönlichen Anhörungen. Das Innenministerium rechnet langfristig mit einer Reduzierung der Rückstände um 30 %, doch für die im Januar entsandten Mitarbeiter besteht die unmittelbare Herausforderung darin, das Portal ohne Fehlermeldungen während der Spitzenzeiten zu nutzen.
Quelle: VisaHQ Global Mobility News
