Cuộc cải cách nhập cư số hóa lâu dài của Ba Lan đã chính thức đi vào hoạt động. Kể từ 00:00 ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép tạm trú đều phải nộp duy nhất qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS) và ký bằng chữ ký điện tử có chứng thực, được xác thực qua Hồ sơ Tin cậy (Profil Zaufany) hoặc chứng chỉ e-ID của EU. Hồ sơ giấy gửi đến bất kỳ văn phòng tỉnh nào trong số 16 tỉnh sẽ bị coi là “không hợp lệ,” buộc nhà tuyển dụng, đơn vị hỗ trợ di chuyển và người lao động nước ngoài phải chuyển sang hình thức trực tuyến.
Tác động tài chính cũng mạnh mẽ không kém sự chuyển đổi công nghệ. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn đã tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép cho người lao động được cử đến làm việc tăng lên 800 PLN. Đồng thời, các lãnh sự quán Ba Lan bắt đầu thu phí 200 euro cho visa quốc gia (loại D) và 90 euro cho visa Schengen (loại C). Chính quyền cho rằng mức phí cao hơn sẽ được dùng để nâng cấp an ninh mạng và rút ngắn thời gian chờ đợi, nhưng các bộ phận nhân sự phải điều chỉnh ngân sách năm 2026 ngay lập tức.
![Ba Lan Kích Hoạt Cổng Thông Tin Điện Tử MOS Bắt Buộc và Tăng Gấp Bốn Lần Phí Cấp Giấy Phép Cư Trú]()
Đối với các quản lý di chuyển toàn cầu, thay đổi này tạo ra một danh sách kiểm tra tuân thủ cấp bách: đảm bảo đăng nhập Hồ sơ Tin cậy hoặc chứng chỉ e-ID EU cho từng người lao động nước ngoài, mua chữ ký điện tử có chứng thực, đào tạo nhân viên sử dụng MOS và tính toán lại chi phí cho tất cả các đợt di chuyển đang chờ xử lý. Nhà tuyển dụng vẫn gửi hồ sơ bằng đường bưu điện có nguy cơ khiến nhân viên mất trạng thái hợp pháp và vi phạm quy định thuế lương.
Hệ thống chỉ nhận hồ sơ trực tuyến cũng chấm dứt một số thủ thuật lâu đời. Thủ thuật “gửi hồ sơ giấy trong 90 ngày” – gửi đơn giấy vào ngày cuối cùng của thời gian lưu trú hợp pháp để được gia hạn thời gian – nay không còn hiệu lực. Cán bộ có thể yêu cầu bổ sung bằng chứng ở bất kỳ giai đoạn nào và sẽ tự động từ chối hồ sơ nếu thiếu bản quét hộ chiếu toàn trang.
Về mặt thực tiễn, MOS hứa hẹn xử lý nhanh hơn khi người nộp hồ sơ vượt qua được giai đoạn làm quen ban đầu. Hệ thống tự động đối chiếu dữ liệu với cơ sở dữ liệu của cơ quan lao động và thuế, phát hiện sớm các sai sót và giảm nhu cầu phỏng vấn trực tiếp. Theo Bộ Nội vụ, thời gian xử lý tồn đọng sẽ giảm 30%, nhưng với những người nhập cảnh trong tháng 1, thách thức trước mắt là truy cập cổng thông tin mà không gặp lỗi trong giờ cao điểm.
Tác động tài chính cũng mạnh mẽ không kém sự chuyển đổi công nghệ. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn đã tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép cho người lao động được cử đến làm việc tăng lên 800 PLN. Đồng thời, các lãnh sự quán Ba Lan bắt đầu thu phí 200 euro cho visa quốc gia (loại D) và 90 euro cho visa Schengen (loại C). Chính quyền cho rằng mức phí cao hơn sẽ được dùng để nâng cấp an ninh mạng và rút ngắn thời gian chờ đợi, nhưng các bộ phận nhân sự phải điều chỉnh ngân sách năm 2026 ngay lập tức.
Đối với các quản lý di chuyển toàn cầu, thay đổi này tạo ra một danh sách kiểm tra tuân thủ cấp bách: đảm bảo đăng nhập Hồ sơ Tin cậy hoặc chứng chỉ e-ID EU cho từng người lao động nước ngoài, mua chữ ký điện tử có chứng thực, đào tạo nhân viên sử dụng MOS và tính toán lại chi phí cho tất cả các đợt di chuyển đang chờ xử lý. Nhà tuyển dụng vẫn gửi hồ sơ bằng đường bưu điện có nguy cơ khiến nhân viên mất trạng thái hợp pháp và vi phạm quy định thuế lương.
Hệ thống chỉ nhận hồ sơ trực tuyến cũng chấm dứt một số thủ thuật lâu đời. Thủ thuật “gửi hồ sơ giấy trong 90 ngày” – gửi đơn giấy vào ngày cuối cùng của thời gian lưu trú hợp pháp để được gia hạn thời gian – nay không còn hiệu lực. Cán bộ có thể yêu cầu bổ sung bằng chứng ở bất kỳ giai đoạn nào và sẽ tự động từ chối hồ sơ nếu thiếu bản quét hộ chiếu toàn trang.
Về mặt thực tiễn, MOS hứa hẹn xử lý nhanh hơn khi người nộp hồ sơ vượt qua được giai đoạn làm quen ban đầu. Hệ thống tự động đối chiếu dữ liệu với cơ sở dữ liệu của cơ quan lao động và thuế, phát hiện sớm các sai sót và giảm nhu cầu phỏng vấn trực tiếp. Theo Bộ Nội vụ, thời gian xử lý tồn đọng sẽ giảm 30%, nhưng với những người nhập cảnh trong tháng 1, thách thức trước mắt là truy cập cổng thông tin mà không gặp lỗi trong giờ cao điểm.
Nguồn: VisaHQ Global Mobility News
