Polen hat das neue Jahr mit der umfassendsten Verfahrensänderung seines Einwanderungssystems seit zwei Jahrzehnten eingeläutet. Ab dem 1. Januar 2026 um 00:00 Uhr müssen alle Anträge auf eine befristete Aufenthaltserlaubnis über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Papierunterlagen, die bei den Woiwodschaftsämtern eingereicht werden, gelten ab sofort als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber, ausländische Entsandte und Einwanderungsberater über Nacht zur Nutzung der digitalen Plattform zwingt.
Diese Änderung ist der Höhepunkt einer einjährigen Digitalisierungsoffensive, die bereits die Beantragung von Arbeitserlaubnissen auf praca.gov.pl verlagert hatte. Die Behörden argumentieren, dass ein durchgängiger elektronischer Kanal die Bearbeitungszeiten um 30 % verkürzen, Betrug reduzieren und dem Innenministerium wertvolle Daten für Arbeitsmarktanalysen liefern wird. Brüssel beobachtet die Entwicklung genau: Sollte MOS die versprochenen Effizienzgewinne bringen, wird die Europäische Kommission voraussichtlich ähnliche Systeme im Schengen-Raum empfehlen.
![Polen macht MOS-Einreichung verpflichtend und vervierfacht die Einwanderungsgebühren]()
Die Gebühren sind jedoch der Wermutstropfen. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN; für Entsendebescheinigungen werden 800 PLN fällig. Parallel dazu erhöhen sich die konsularischen Tarife – nationale Visa (Typ D) kosten nun 200 €, Schengen-Visa (Typ C) 90 €. Eine vierköpfige Familie, die nach Krakau zieht, muss mit staatlichen Gebühren von rund 1.060 € rechnen, fast das Dreifache des Vorjahres.
Für multinationale Unternehmen haben die Änderungen unmittelbare praktische Folgen. Die Personalabteilungen müssen neuen Mitarbeitern helfen, einen Trusted-Profile-Login oder eine EU-eID zu erhalten, ein E-Signatur-Token zu kaufen und sich in die MOS-Navigation einzuarbeiten – Schritte, die in Spitzenzeiten bis zu einer Woche dauern können. Da das Portal während der Pilotphase zeitweise ausfiel, empfehlen Berater, jeden Schritt per Screenshot zu dokumentieren, um bei einem Abbruch die fristgerechte Einreichung nachweisen zu können. Unternehmen ohne interne Expertise wenden sich an externe Dienstleister, die MOS-Konten anlegen und fristgerechte elektronische Dossiers innerhalb von 24 Stunden einreichen können.
Strategisch könnte die Gebührenerhöhung Arbeitgeber dazu zwingen, Entsendebudgets zu überdenken, sich auf Schlüsselpositionen zu konzentrieren und längere Entsendungszeiträume zu erwägen, um die Vorlaufkosten zu amortisieren. Mobility-Manager sollten ihre Kostenprognosen aktualisieren, MOS-Schulungen für HR-Mitarbeiter buchen und Reisende darauf hinweisen, dass konsularische Termine bis zum Abklingen des Antragsansturms knapp sein könnten.
Diese Änderung ist der Höhepunkt einer einjährigen Digitalisierungsoffensive, die bereits die Beantragung von Arbeitserlaubnissen auf praca.gov.pl verlagert hatte. Die Behörden argumentieren, dass ein durchgängiger elektronischer Kanal die Bearbeitungszeiten um 30 % verkürzen, Betrug reduzieren und dem Innenministerium wertvolle Daten für Arbeitsmarktanalysen liefern wird. Brüssel beobachtet die Entwicklung genau: Sollte MOS die versprochenen Effizienzgewinne bringen, wird die Europäische Kommission voraussichtlich ähnliche Systeme im Schengen-Raum empfehlen.
Die Gebühren sind jedoch der Wermutstropfen. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN; für Entsendebescheinigungen werden 800 PLN fällig. Parallel dazu erhöhen sich die konsularischen Tarife – nationale Visa (Typ D) kosten nun 200 €, Schengen-Visa (Typ C) 90 €. Eine vierköpfige Familie, die nach Krakau zieht, muss mit staatlichen Gebühren von rund 1.060 € rechnen, fast das Dreifache des Vorjahres.
Für multinationale Unternehmen haben die Änderungen unmittelbare praktische Folgen. Die Personalabteilungen müssen neuen Mitarbeitern helfen, einen Trusted-Profile-Login oder eine EU-eID zu erhalten, ein E-Signatur-Token zu kaufen und sich in die MOS-Navigation einzuarbeiten – Schritte, die in Spitzenzeiten bis zu einer Woche dauern können. Da das Portal während der Pilotphase zeitweise ausfiel, empfehlen Berater, jeden Schritt per Screenshot zu dokumentieren, um bei einem Abbruch die fristgerechte Einreichung nachweisen zu können. Unternehmen ohne interne Expertise wenden sich an externe Dienstleister, die MOS-Konten anlegen und fristgerechte elektronische Dossiers innerhalb von 24 Stunden einreichen können.
Strategisch könnte die Gebührenerhöhung Arbeitgeber dazu zwingen, Entsendebudgets zu überdenken, sich auf Schlüsselpositionen zu konzentrieren und längere Entsendungszeiträume zu erwägen, um die Vorlaufkosten zu amortisieren. Mobility-Manager sollten ihre Kostenprognosen aktualisieren, MOS-Schulungen für HR-Mitarbeiter buchen und Reisende darauf hinweisen, dass konsularische Termine bis zum Abklingen des Antragsansturms knapp sein könnten.
Quelle: VisaHQ
