Polens lange geplante digitale Einwanderungsreform ist nun vollständig in Kraft. Ab dem 1. Januar 2026 um 00:00 Uhr müssen alle Anträge auf eine befristete Aufenthaltserlaubnis über das E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und über das Vertrauensprofil oder die EU-eID des Antragstellers authentifiziert werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber, Relocation-Dienstleister und ausländische Mitarbeiter zwingt, über Nacht auf digitale Verfahren umzusteigen.
Die Gebührenerhöhungen sind ebenso drastisch wie der technologische Wandel. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis ist von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Genehmigung für entsandte Arbeitnehmer nun 800 PLN kostet. Parallel dazu wurden die nationalen Visa (Typ D) auf 200 € und Schengen-Visa (Typ C) auf 90 € erhöht. Das Innenministerium erklärt, dass die zusätzlichen Einnahmen für Cybersicherheit und Personal im neuen Portal verwendet werden sollen, doch Personalabteilungen klagen, dass die Mobilitätsbudgets für 2026 bereits in der ersten Januarwoche zerschlagen wurden.
![Polen führt verpflichtende elektronische MOS-Anmeldung ein und vervierfacht die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse]()
Für Mobility-Manager in Unternehmen besteht die unmittelbare Herausforderung darin, jeden ausländischen Mitarbeiter für ein Vertrauensprofil und eine qualifizierte elektronische Signatur zu registrieren und sie im Umgang mit MOS zu schulen. Erste Nutzer berichten von Zeitüberschreitungen und verlorenen Sitzungen; Berater empfehlen, wichtige Einreichungsbildschirme als Nachweis für die fristgerechte Antragstellung zu fotografieren, bis die Plattform stabil läuft. Wer sich nicht anpasst, riskiert harte Konsequenzen: Ohne eingereichten Antrag zu arbeiten, zieht Bußgelder für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach sich und kann im schlimmsten Fall ein zukünftiges Sponsoringverbot bedeuten.
Mittelfristig soll die vollständige Digitalisierung die Bearbeitungszeiten verkürzen. Die Behörden versprechen, dass MOS die Verfahrensdauer um 30 % reduziert – zum einen durch den Wegfall von Kurierverzögerungen, zum anderen durch automatisierte Datenvalidierung. Wenn diese Verbesserungen eintreten, könnte Polen im Wettbewerb um zeitkritische EU-Entsendungen wieder mit Tschechien und Ungarn mithalten.
Strategisch könnten die höheren staatlichen Gebühren jedoch kleinere Servicezentren davon abhalten, Polen als Standort zu wählen. Globale Shared-Services-Anbieter, die Krakau oder Łódź in Betracht ziehen, müssen nun die 800 PLN für entsandte Arbeitnehmer gegen günstigere Alternativen im Baltikum oder auf dem Balkan abwägen. Unternehmen, die bereits vor Ort sind, werden ihre Entsendebudgets neu verhandeln und in einigen Fällen Kundenverträge anpassen müssen, die noch auf den Gebühren von 2025 basieren.
Die Gebührenerhöhungen sind ebenso drastisch wie der technologische Wandel. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis ist von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Genehmigung für entsandte Arbeitnehmer nun 800 PLN kostet. Parallel dazu wurden die nationalen Visa (Typ D) auf 200 € und Schengen-Visa (Typ C) auf 90 € erhöht. Das Innenministerium erklärt, dass die zusätzlichen Einnahmen für Cybersicherheit und Personal im neuen Portal verwendet werden sollen, doch Personalabteilungen klagen, dass die Mobilitätsbudgets für 2026 bereits in der ersten Januarwoche zerschlagen wurden.
Für Mobility-Manager in Unternehmen besteht die unmittelbare Herausforderung darin, jeden ausländischen Mitarbeiter für ein Vertrauensprofil und eine qualifizierte elektronische Signatur zu registrieren und sie im Umgang mit MOS zu schulen. Erste Nutzer berichten von Zeitüberschreitungen und verlorenen Sitzungen; Berater empfehlen, wichtige Einreichungsbildschirme als Nachweis für die fristgerechte Antragstellung zu fotografieren, bis die Plattform stabil läuft. Wer sich nicht anpasst, riskiert harte Konsequenzen: Ohne eingereichten Antrag zu arbeiten, zieht Bußgelder für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach sich und kann im schlimmsten Fall ein zukünftiges Sponsoringverbot bedeuten.
Mittelfristig soll die vollständige Digitalisierung die Bearbeitungszeiten verkürzen. Die Behörden versprechen, dass MOS die Verfahrensdauer um 30 % reduziert – zum einen durch den Wegfall von Kurierverzögerungen, zum anderen durch automatisierte Datenvalidierung. Wenn diese Verbesserungen eintreten, könnte Polen im Wettbewerb um zeitkritische EU-Entsendungen wieder mit Tschechien und Ungarn mithalten.
Strategisch könnten die höheren staatlichen Gebühren jedoch kleinere Servicezentren davon abhalten, Polen als Standort zu wählen. Globale Shared-Services-Anbieter, die Krakau oder Łódź in Betracht ziehen, müssen nun die 800 PLN für entsandte Arbeitnehmer gegen günstigere Alternativen im Baltikum oder auf dem Balkan abwägen. Unternehmen, die bereits vor Ort sind, werden ihre Entsendebudgets neu verhandeln und in einigen Fällen Kundenverträge anpassen müssen, die noch auf den Gebühren von 2025 basieren.
Quelle: VisaHQ Global Mobility News
