Polen macht MOS-E-Portal verpflichtend und vervierfacht die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse im Zuge der umfassenden Einwanderungsreform 2026

Polen hat den digitalen Schalter umgelegt und vollzieht laut Behörden die größte Reform seines Einwanderungssystems seit einer Generation. Ab dem 1. Januar 2026 um 00:00 Uhr müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – sei es für Neueinstellungen, innerbetriebliche Versetzungen oder Familienangehörige – ausschließlich über das staatliche E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die mit dem Trusted Profile oder der EU-eID des Antragstellers verknüpft ist, unterzeichnet werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber, Relocation-Dienstleister und ausländische Mitarbeiter über Nacht auf die neue Plattform zwingt.

Diese technologische Umstellung geht einher mit einer drastischen Erhöhung der Gebühren. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis stieg von 100 PLN auf 400 PLN, während Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer nun 800 PLN kosten. Auch die Konsulatsgebühren wurden angehoben: Nationale Visa (Typ D) verteuerten sich von 135 € auf 200 €, Schengen-Visa (Typ C) von 80 € auf 90 €. Das Innenministerium argumentiert, dass die zusätzlichen Einnahmen in Cybersicherheit, mehr Sachbearbeiter und eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten um 30 % fließen sollen; Personalverantwortliche hingegen beklagen, dass die Umzugskosten für 2026 über Nacht explodiert sind.



Das erste Nutzerfeedback fällt gemischt aus. Multinationale Unternehmen loben das schnellere Hochladen und die Echtzeitverfolgung, kritisieren jedoch Probleme mit der elektronischen Signatur, Zeitüberschreitungen und ein Zahlungssystem, das einige ausländische Kreditkarten ablehnt. Kleinere Arbeitgeber – insbesondere außerhalb der großen Städte – berichten von steilen Lernkurven, da Mitarbeiter sich um Trusted-Profile-Logins bemühen und sich durch die polnischsprachige Benutzeroberfläche kämpfen müssen. Einwanderungsberater empfehlen, jeden Schritt der Antragstellung per Screenshot zu dokumentieren, da ein Absturz einen ungespeicherten Entwurf löschen kann und die gesetzliche Frist für die „rechtzeitige Einreichung“ weiterläuft.

Die praktischen Folgen für Mobility-Teams sind erheblich. Jeder ausländische Mitarbeiter benötigt nun (1) ein Trusted Profile oder eine EU-eID, (2) eine qualifizierte elektronische Signatur und (3) eine Schulung im Umgang mit MOS. Arbeitgeber müssen pro Mitarbeiter mit Kosten von etwa 2.000 bis 2.500 PLN für neue Gebühren, Signaturen und Kurierdienste rechnen – das sind 2,5 bis 3 Mal so viel wie 2024. Eine Nicht-Einreichung über das elektronische System führt dazu, dass Mitarbeiter ohne legalen Status und Arbeitsrecht in der Schwebe bleiben.

Blickt man in die Zukunft, plant die Regierung, bis Mitte 2026 auch Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Blaue Karte und Saisonarbeiter über MOS abzuwickeln. Die Behörden betonen, dass die vollständige Digitalisierung der einzige Weg sei, die Rückstände von über 340.000 Fällen im vergangenen Jahr zu bewältigen. Bis das Portal stabil läuft, bleibt Polens Versprechen einer „schnelleren und benutzerfreundlicheren“ Einwanderung jedoch ein fortlaufendes Projekt.