Polens lange geplante Einwanderungsreform ist mit einem Paukenschlag in Kraft getreten. Ab dem 1. Januar 2026 um 00:00 Uhr müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, die über das Vertrauensprofil des Antragstellers oder die EU-eID validiert wird. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsämter eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber, Relocation-Dienstleister und entsandte Mitarbeiter über Nacht auf die neue Plattform zwingt.
Die finanziellen Auswirkungen sind ebenso drastisch wie der technologische Wandel. Die Gebühren für Standard-Aufenthaltserlaubnisse sind von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Kosten für Arbeitserlaubnisse für entsandte Arbeitnehmer nun bei 800 PLN liegen. Gleichzeitig verlangen polnische Konsulate weltweit 200 € für nationale (D-Typ) Visa und 90 € für Schengen-Visa (C-Typ). Die Behörden argumentieren, dass die höheren Gebühren zur Finanzierung von Cybersicherheitsverbesserungen dienen und letztlich die Wartezeiten verkürzen sollen, doch globale Mobilitätsteams müssen ihre Budgets für 2026 umgehend neu kalkulieren.
![Polen führt verpflichtendes MOS-E-Portal ein und vervierfacht die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse]()
Der Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften hat sich vervielfacht. Arbeitgeber müssen für jeden entsandten Mitarbeiter ein Vertrauensprofil oder ein EU-eID-Zertifikat sichern, qualifizierte elektronische Signaturen erwerben, Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen und vollständige Passseiten-Scans für jeden Antrag hochladen. Beliebte „Workarounds“ wie das Versenden eines Antrags am letzten Tag des rechtmäßigen Aufenthalts, um eine 90-tägige Nachfrist zu erhalten, sind nun unmöglich. Behörden können zudem jederzeit zusätzliche Nachweise anfordern und werden Anträge ohne erforderliche Dokumente automatisch ablehnen.
Mittelfristig verspricht das Innenministerium, dass MOS die Rückstände um 30 Prozent reduzieren wird, dank automatischer Datenabgleiche mit Arbeits- und Steuerdatenbanken. Kurzfristig berichten Unternehmen jedoch von Zeitüberschreitungen und Fehlermeldungen bei hohem Verkehrsaufkommen; viele wenden sich an spezialisierte Dienstleister, um Daten vorab zu prüfen und elektronische Signaturen in großen Mengen zu beschaffen. HR-Verantwortliche sollten alle laufenden Anträge überprüfen, interne Checklisten aktualisieren und höhere staatliche Gebühren einplanen, um Statuslücken und Risiken bei der Lohnsteuer zu vermeiden.
Die Reform besiegelt Polens Übergang zu einer vollständig digitalen Einwanderungsverwaltung und positioniert das Land vor vielen EU-Konkurrenten. Für multinationale Unternehmen ist die Botschaft klar: Digitale Bereitschaft und solide Budgetplanung sind ab 2026 unverzichtbare Voraussetzungen, um Mitarbeiter nach Polen zu entsenden.
Die finanziellen Auswirkungen sind ebenso drastisch wie der technologische Wandel. Die Gebühren für Standard-Aufenthaltserlaubnisse sind von 100 PLN auf 400 PLN gestiegen, während die Kosten für Arbeitserlaubnisse für entsandte Arbeitnehmer nun bei 800 PLN liegen. Gleichzeitig verlangen polnische Konsulate weltweit 200 € für nationale (D-Typ) Visa und 90 € für Schengen-Visa (C-Typ). Die Behörden argumentieren, dass die höheren Gebühren zur Finanzierung von Cybersicherheitsverbesserungen dienen und letztlich die Wartezeiten verkürzen sollen, doch globale Mobilitätsteams müssen ihre Budgets für 2026 umgehend neu kalkulieren.
Der Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften hat sich vervielfacht. Arbeitgeber müssen für jeden entsandten Mitarbeiter ein Vertrauensprofil oder ein EU-eID-Zertifikat sichern, qualifizierte elektronische Signaturen erwerben, Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen und vollständige Passseiten-Scans für jeden Antrag hochladen. Beliebte „Workarounds“ wie das Versenden eines Antrags am letzten Tag des rechtmäßigen Aufenthalts, um eine 90-tägige Nachfrist zu erhalten, sind nun unmöglich. Behörden können zudem jederzeit zusätzliche Nachweise anfordern und werden Anträge ohne erforderliche Dokumente automatisch ablehnen.
Mittelfristig verspricht das Innenministerium, dass MOS die Rückstände um 30 Prozent reduzieren wird, dank automatischer Datenabgleiche mit Arbeits- und Steuerdatenbanken. Kurzfristig berichten Unternehmen jedoch von Zeitüberschreitungen und Fehlermeldungen bei hohem Verkehrsaufkommen; viele wenden sich an spezialisierte Dienstleister, um Daten vorab zu prüfen und elektronische Signaturen in großen Mengen zu beschaffen. HR-Verantwortliche sollten alle laufenden Anträge überprüfen, interne Checklisten aktualisieren und höhere staatliche Gebühren einplanen, um Statuslücken und Risiken bei der Lohnsteuer zu vermeiden.
Die Reform besiegelt Polens Übergang zu einer vollständig digitalen Einwanderungsverwaltung und positioniert das Land vor vielen EU-Konkurrenten. Für multinationale Unternehmen ist die Botschaft klar: Digitale Bereitschaft und solide Budgetplanung sind ab 2026 unverzichtbare Voraussetzungen, um Mitarbeiter nach Polen zu entsenden.
Quelle: VisaHQ Global Mobility News
Wie VisaHQ helfen kann
VisaHQ vereinfacht die Visumbeantragung für Privatpersonen und Unternehmen. Prüfen Sie die aktuellen Reisebestimmungen, bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen vor und verwalten Sie Ihren Antrag online über das VisaHQ-Portal für Polen.Mehr von Polen
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