La Polonia rende obbligatorio il portale elettronico MOS e quadruplica le tariffe per i permessi di soggiorno mentre entra in vigore la riforma dell'immigrazione del 2026

La Polonia ha attivato la svolta digitale che le autorità definiscono la più grande riforma del sistema di immigrazione degli ultimi decenni. A partire dalla mezzanotte del 1° gennaio 2026, tutte le domande per permessi di soggiorno temporanei — che si tratti di nuove assunzioni, trasferimenti intra-aziendali o familiari — dovranno essere presentate esclusivamente tramite il portale elettronico governativo Moduł Obsługi Spraw (MOS), firmate con una firma elettronica qualificata collegata al Profilo Fiduciario del richiedente o all’e-ID UE. I fascicoli cartacei consegnati a uno dei 16 uffici voivodali saranno considerati “non presentati”, costringendo datori di lavoro, agenzie di relocation e lavoratori stranieri a passare immediatamente alla nuova piattaforma.

Questa svolta tecnologica è accompagnata da un aumento drastico delle tariffe governative. La tassa standard per il permesso di soggiorno è salita da 100 a 400 PLN, mentre i permessi per lavoratori distaccati ora costano 800 PLN. Anche le tariffe consolari sono aumentate: i visti nazionali (tipo D) da 135 a 200 euro e i visti Schengen (tipo C) da 80 a 90 euro. Il Ministero dell’Interno sostiene che i maggiori introiti finanzieranno la cybersecurity, l’assunzione di nuovi operatori e una riduzione del 30% dei tempi di elaborazione; i responsabili HR, invece, denunciano che i budget per le relocation del 2026 sono stati stravolti da un giorno all’altro.



I primi riscontri degli utenti sono contrastanti. Le multinazionali apprezzano la velocità di caricamento e il monitoraggio in tempo reale, ma lamentano problemi con la firma elettronica, interruzioni di sessione e un sistema di pagamento che rifiuta alcune carte di credito straniere. I datori di lavoro più piccoli, soprattutto fuori dalle grandi città, segnalano una curva di apprendimento ripida, con il personale impegnato a ottenere il login al Profilo Fiduciario e a districarsi nell’interfaccia in lingua polacca. I consulenti per l’immigrazione raccomandano di salvare screenshot di ogni passaggio, poiché un crash può cancellare una bozza non salvata e il termine legale per la presentazione “tempestiva” continua a decorrere.

Le implicazioni pratiche per i team di mobilità sono rilevanti. Ogni lavoratore straniero necessita ora di (1) un Profilo Fiduciario o e-ID UE, (2) una firma elettronica qualificata e (3) formazione sull’uso di MOS. I datori di lavoro devono prevedere un budget di circa 2.000–2.500 PLN per dipendente, tra nuove tariffe, firme e spese di corriere — 2,5–3 volte la spesa del 2024. La mancata presentazione elettronica lascerà i lavoratori in una situazione di limbo, senza status legale né diritto al lavoro.

Guardando al futuro, il governo prevede di migrare su MOS anche le domande per permessi di soggiorno permanenti, cittadinanza, Blue Card e lavoratori stagionali entro metà 2026. Le autorità insistono che la digitalizzazione completa sia l’unica soluzione per gestire l’arretrato, che lo scorso anno ha superato i 340.000 casi. Tuttavia, fino a quando il portale non si stabilizzerà, la promessa della Polonia di un’immigrazione “più veloce e più amichevole” resta un obiettivo ancora in fase di realizzazione.