Kantor Urusan Orang Asing Polandia (UdSC) resmi meluncurkan platform Moduł Obsługi Spraw (MOS) yang telah lama dinantikan pada pukul 00:01 tanggal 27 April 2026, mengakhiri era pengajuan dokumen berbasis kertas untuk sebagian besar kategori imigrasi. Mulai sekarang, siapa pun yang mengajukan izin tinggal sementara, permanen, atau jangka panjang di Uni Eropa harus melakukannya secara eksklusif melalui MOS dengan mengunggah scan paspor, kontrak kerja, dan bukti tempat tinggal. Pengajuan kertas yang dikirim melalui pos namun belum diterima secara fisik oleh kantor provinsi sebelum batas waktu 27 April tidak akan diproses, langkah yang menurut pejabat diperlukan untuk mencegah kasus ganda dan mengatasi penumpukan yang di beberapa provinsi mencapai lebih dari 12 bulan.
UdSC berargumen bahwa peralihan digital ini akan mempercepat proses keputusan hingga beberapa minggu, menciptakan jejak audit yang tidak dapat diubah, serta memudahkan penggunaan ulang data saat pemohon memperpanjang izin atau berganti majikan. Namun, pengacara imigrasi memperingatkan akan ada lonjakan penolakan awal karena pemohon kesulitan dengan batas ukuran file dan petunjuk dalam bahasa Polandia. Pemerintah telah menerbitkan FAQ, tetapi portal saat ini belum memiliki antarmuka bahasa Inggris; tim HR perusahaan sudah mengadakan webinar internal untuk membimbing karyawan asing melalui layar berbahasa Polandia.
![Poland meluncurkan portal MOS serba digital untuk semua pengajuan izin tinggal]()
Bagi manajer mobilitas, implikasi praktisnya langsung terasa. Karyawan baru tidak bisa lagi mengirim dokumen kertas dari luar negeri, sehingga jadwal onboarding harus memperhitungkan waktu tambahan untuk scan dokumen dan tanda tangan elektronik. Perusahaan yang mengandalkan pekerja musiman dalam jumlah besar harus mengunggah aplikasi secara massal, opsi yang menurut UdSC akan tersedia melalui API pada akhir 2026. Kantor provinsi masih memiliki kewenangan meminta wawancara tatap muka, tetapi pemberitahuan janji temu kini akan dikirim secara elektronik ke kotak masuk MOS yang diterima setiap pemohon saat registrasi.
Beberapa kategori masih menggunakan dokumen kertas untuk sementara—transfer antar perusahaan dari luar Polandia dan beberapa kasus reunifikasi keluarga—namun pejabat mengatakan kategori ini juga akan beralih ke MOS setelah perubahan hukum disahkan. Secara paralel, pemerintah sedang menguji coba aplikasi mobile yang memungkinkan orang asing menyimpan kartu izin tinggal dalam bentuk kode QR, mirip dengan mObywatel, ID digital yang digunakan warga Polandia. Jika berhasil, Polandia bisa menjadi negara anggota Uni Eropa pertama yang mengeluarkan izin tinggal sepenuhnya virtual, memperkuat daya tariknya bagi investor asing dengan menghilangkan hambatan birokrasi dalam alur talenta.
Secara keseluruhan, peluncuran MOS menandai modernisasi tegas sistem imigrasi Polandia tepat saat persaingan tenaga kerja terampil di Eropa Tengah semakin ketat. Perusahaan yang menguasai portal ini lebih awal akan mendapatkan keuntungan waktu kerja, sementara yang terlambat berisiko kehilangan kandidat ke negara tetangga seperti Ceko atau Jerman yang sudah lebih dulu mendigitalisasi sebagian sistem izin mereka.
UdSC berargumen bahwa peralihan digital ini akan mempercepat proses keputusan hingga beberapa minggu, menciptakan jejak audit yang tidak dapat diubah, serta memudahkan penggunaan ulang data saat pemohon memperpanjang izin atau berganti majikan. Namun, pengacara imigrasi memperingatkan akan ada lonjakan penolakan awal karena pemohon kesulitan dengan batas ukuran file dan petunjuk dalam bahasa Polandia. Pemerintah telah menerbitkan FAQ, tetapi portal saat ini belum memiliki antarmuka bahasa Inggris; tim HR perusahaan sudah mengadakan webinar internal untuk membimbing karyawan asing melalui layar berbahasa Polandia.
Bagi manajer mobilitas, implikasi praktisnya langsung terasa. Karyawan baru tidak bisa lagi mengirim dokumen kertas dari luar negeri, sehingga jadwal onboarding harus memperhitungkan waktu tambahan untuk scan dokumen dan tanda tangan elektronik. Perusahaan yang mengandalkan pekerja musiman dalam jumlah besar harus mengunggah aplikasi secara massal, opsi yang menurut UdSC akan tersedia melalui API pada akhir 2026. Kantor provinsi masih memiliki kewenangan meminta wawancara tatap muka, tetapi pemberitahuan janji temu kini akan dikirim secara elektronik ke kotak masuk MOS yang diterima setiap pemohon saat registrasi.
Beberapa kategori masih menggunakan dokumen kertas untuk sementara—transfer antar perusahaan dari luar Polandia dan beberapa kasus reunifikasi keluarga—namun pejabat mengatakan kategori ini juga akan beralih ke MOS setelah perubahan hukum disahkan. Secara paralel, pemerintah sedang menguji coba aplikasi mobile yang memungkinkan orang asing menyimpan kartu izin tinggal dalam bentuk kode QR, mirip dengan mObywatel, ID digital yang digunakan warga Polandia. Jika berhasil, Polandia bisa menjadi negara anggota Uni Eropa pertama yang mengeluarkan izin tinggal sepenuhnya virtual, memperkuat daya tariknya bagi investor asing dengan menghilangkan hambatan birokrasi dalam alur talenta.
Secara keseluruhan, peluncuran MOS menandai modernisasi tegas sistem imigrasi Polandia tepat saat persaingan tenaga kerja terampil di Eropa Tengah semakin ketat. Perusahaan yang menguasai portal ini lebih awal akan mendapatkan keuntungan waktu kerja, sementara yang terlambat berisiko kehilangan kandidat ke negara tetangga seperti Ceko atau Jerman yang sudah lebih dulu mendigitalisasi sebagian sistem izin mereka.
Sumber: Office for Foreigners (gov.pl)
