La Polonia lancia il portale MOS completamente digitale per tutte le domande di permesso di soggiorno

L'Ufficio per gli Stranieri della Polonia (UdSC) ha attivato la tanto attesa piattaforma Moduł Obsługi Spraw (MOS) alle 00:01 del 27 aprile 2026, ponendo fine all'era delle pratiche cartacee per la maggior parte delle categorie di immigrazione. Da ora in poi, chiunque richieda un permesso di soggiorno temporaneo, permanente o di lungo termine nell'UE dovrà presentare domanda esclusivamente tramite MOS, caricando scansioni di passaporti, contratti di lavoro e prove di alloggio. Le domande cartacee inviate per posta ma non ricevute fisicamente dagli uffici provinciali entro il termine del 27 aprile non saranno prese in considerazione, una misura che le autorità definiscono necessaria per evitare casi duplicati e smaltire un arretrato che in alcune province superava i 12 mesi.

L'UdSC sostiene che la transizione digitale accelererà le decisioni di diverse settimane, creerà una traccia di controllo a prova di manomissione e faciliterà il riutilizzo dei dati quando uno straniero rinnova il permesso o cambia datore di lavoro. Tuttavia, gli avvocati specializzati in immigrazione avvertono di un iniziale aumento dei rifiuti, dovuto alle difficoltà degli utenti con i limiti di dimensione dei file e le istruzioni in polacco. Il governo ha pubblicato una FAQ, ma il portale al momento non dispone di un’interfaccia in inglese; i team HR aziendali stanno già organizzando webinar interni per guidare i dipendenti attraverso le schermate in polacco.



Per i responsabili della mobilità, le implicazioni pratiche sono immediate. Non sarà più possibile spedire documenti cartacei dall’estero, quindi i tempi di onboarding dovranno prevedere un margine extra per scansioni e firme elettroniche. Le aziende che impiegano grandi numeri di lavoratori stagionali dovranno caricare le domande in blocco, una funzione che l’UdSC prevede di attivare tramite API entro la fine del 2026. Gli uffici provinciali manterranno la facoltà di richiedere colloqui di persona, ma le convocazioni saranno ora inviate elettronicamente nella casella MOS che ogni richiedente riceve al momento della registrazione.

Alcune categorie restano ancora su supporto cartaceo, come i trasferimenti intra-aziendali presentati dall’estero e alcuni casi di ricongiungimento familiare, ma le autorità assicurano che anche queste saranno integrate in MOS una volta approvate le modifiche normative. Parallelamente, il governo sta testando una app mobile che permetterà agli stranieri di conservare la propria carta di soggiorno come codice QR, simile all’identità digitale mObywatel usata dai cittadini polacchi. Se il progetto avrà successo, la Polonia potrebbe diventare il primo Stato membro UE a emettere un permesso di soggiorno completamente virtuale, rafforzando la sua immagine presso gli investitori stranieri come un Paese che elimina gli ostacoli burocratici nel reclutamento di talenti.

Nel complesso, il lancio di MOS segna una modernizzazione decisiva del sistema di immigrazione polacco proprio mentre la competizione per la manodopera qualificata nell’Europa Centrale si intensifica. Le aziende che sapranno padroneggiare presto la piattaforma avranno un vantaggio nei tempi di inserimento, mentre chi resterà indietro rischia di perdere candidati a favore di Repubblica Ceca o Germania, che hanno già digitalizzato parte dei loro sistemi di permessi.