Văn phòng Người nước ngoài Ba Lan (UdSC) đã chính thức ra mắt nền tảng Moduł Obsługi Spraw (MOS) vào lúc 00:01 ngày 27 tháng 4 năm 2026, đánh dấu sự kết thúc của thời kỳ nộp hồ sơ giấy cho hầu hết các loại thủ tục nhập cư. Từ nay trở đi, mọi người xin giấy phép cư trú tạm thời, vĩnh viễn hoặc dài hạn tại EU đều phải nộp hồ sơ qua MOS, kèm theo bản scan hộ chiếu, hợp đồng lao động và bằng chứng về nơi ở. Các hồ sơ giấy gửi qua bưu điện nhưng chưa được các văn phòng tỉnh tiếp nhận trước ngày 27/4 sẽ không được xem xét, nhằm tránh trùng lặp hồ sơ và giải quyết tồn đọng kéo dài đến hơn 12 tháng ở một số tỉnh. UdSC cho rằng chuyển đổi số sẽ rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ vài tuần, tạo dấu vết kiểm tra không thể giả mạo và giúp tái sử dụng dữ liệu khi người nước ngoài gia hạn giấy phép hoặc đổi nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, các luật sư nhập cư cảnh báo sẽ có làn sóng từ chối ban đầu do người nộp hồ sơ gặp khó khăn với giới hạn dung lượng file và giao diện tiếng Ba Lan. Chính phủ đã công bố phần Hỏi đáp, nhưng hiện tại cổng thông tin chưa có giao diện tiếng Anh; các bộ phận nhân sự doanh nghiệp đã tổ chức webinar nội bộ để hướng dẫn nhân viên làm quen với màn hình tiếng Ba Lan. Với các nhà quản lý di chuyển lao động, tác động thực tế là ngay lập tức: nhân viên mới không thể gửi hồ sơ giấy từ nước ngoài, nên thời gian tiếp nhận phải tính thêm thời gian quét tài liệu và ký điện tử. Các công ty sử dụng nhiều lao động thời vụ sẽ cần tải lên hồ sơ hàng loạt, tính năng này dự kiến được UdSC mở qua API vào cuối năm 2026. Các văn phòng tỉnh vẫn có quyền yêu cầu phỏng vấn trực tiếp, nhưng thông báo hẹn giờ sẽ được gửi điện tử qua hộp thư MOS mà mỗi người đăng ký đều có. Một số loại hồ sơ vẫn giữ hình thức giấy tờ, như chuyển công tác nội bộ từ ngoài Ba Lan và một số trường hợp đoàn tụ gia đình, nhưng các quan chức cho biết sẽ chuyển sang MOS khi luật pháp được điều chỉnh. Song song đó, chính phủ đang thử nghiệm ứng dụng di động cho phép người nước ngoài lưu thẻ cư trú dưới dạng mã QR, tương tự mObywatel – chứng minh thư số của công dân Ba Lan. Nếu thành công, Ba Lan có thể trở thành quốc gia EU đầu tiên cấp giấy phép cư trú hoàn toàn ảo, củng cố hình ảnh thu hút nhà đầu tư nước ngoài bằng việc loại bỏ rào cản hành chính trong nguồn nhân lực. Tổng thể, việc triển khai MOS đánh dấu bước hiện đại hóa quyết liệt hệ thống nhập cư Ba Lan đúng lúc cạnh tranh lao động có kỹ năng ở Trung Âu ngày càng gay gắt. Nhà tuyển dụng nắm bắt sớm cổng thông tin sẽ có lợi thế về thời gian đưa nhân viên vào làm việc, trong khi những đơn vị chậm trễ có nguy cơ mất ứng viên vào tay các nước láng giềng như Séc hay Đức, vốn đã số hóa một phần quy trình cấp phép của họ.
