Situs web Kementerian Luar Negeri Belgia secara diam-diam memperbarui halaman visa untuk karyawan dan visa untuk wiraswasta pada 14 September, dengan menegaskan bahwa biaya penanganan federal sebesar €242 harus dibayar terlebih dahulu sebelum mengajukan permohonan visa D di kedutaan. Perubahan ini, yang tercantum di bagian ‘Werknemer (gecombineerde vergunning)’, menggantikan panduan lama yang memperbolehkan bukti pembayaran diserahkan setelah wawancara. Meskipun biaya ini bukan hal baru—diperkenalkan sejak 1 Juli—para pengacara mengatakan aturan yang lebih ketat ini bisa menyulitkan para pemindahan karyawan yang mengandalkan dokumen yang dikirim lewat kurir. Jika bukti pembayaran tidak ada, beberapa kedutaan sudah menolak menerima berkas, menyebabkan penundaan ber minggu-minggu bagi staf yang sangat penting untuk proyek. Tim HR yang memindahkan tenaga kerja ke Belgia di bawah rezim Single Permit sebaiknya melakukan transfer bank setidaknya seminggu sebelum jadwal wawancara visa dan mencantumkan referensi pembayaran wajib (NamaBelakangNamaDepanKewarganegaraanDDMMYYYY). Jika tidak, berkas bisa dianggap ‘tidak lengkap’ dan slot wawancara yang sudah dijadwalkan bisa hilang, sehingga kedatangan tertunda hingga musim puncak 2027. Pembaruan ini juga menegaskan kembali bahwa permohonan dapat diajukan hingga enam bulan sebelum keberangkatan—fleksibilitas yang berguna bagi perusahaan yang merencanakan penempatan tahun 2027 di tengah ketidakpastian EES yang masih berlangsung.
