Polen verplicht vanaf 1 januari 2026 digitale aanvraag van verblijfsvergunningen en verviervoudigt immigratiekosten

In een late-nachtregeling gepubliceerd op 18 december 2025 bevestigde het Poolse Ministerie van Binnenlandse Zaken dat vanaf 1 januari 2026 elke aanvraag voor een tijdelijke verblijfsvergunning uitsluitend via het Moduł Obsługi Spraw (MOS) e-portaal moet worden ingediend. Papieren dossiers worden voortaan direct afgewezen, waardoor werkgevers en buitenlandse werknemers het volledige proces online moeten doorlopen, inclusief het uploaden van volledige paspoortscans en ondertekening met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze stap markeert de afronding van een jaarlange digitaliseringsslag van de Poolse immigratieprocedure en wordt in Brussel nauwlettend gevolgd als mogelijk voorbeeld voor andere EU-landen.

Dezelfde verordening zorgt voor een forse stijging van de overheidskosten. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning stijgt van 100 naar 400 PLN, vergunningen voor gedetacheerde werknemers kosten voortaan 800 PLN, de kosten voor nationale (D-type) visa gaan omhoog van €135 naar €200 en Schengen (C-type) visa stijgen naar €90. Warschau stelt dat deze verhoging nodig is om extra personeel en cybersecurity voor MOS te financieren en de verwerkingstijd met 30% te verkorten, maar HR-managers waarschuwen dat de budgetten voor verhuizingen in 2026 hierdoor plotseling onder druk komen te staan.



Voor multinationals is de overgangsperiode van twee weken bijzonder pittig. Elke buitenlandse werknemer heeft nu (1) een Trusted-Profile login of EU eID nodig, (2) een gekwalificeerde e-handtekening en (3) training in het gebruik van MOS. Visumadviseurs raden aan om van elke stap een screenshot te maken, omdat het portaal nog steeds last heeft van time-outs; een screenshot kan het enige bewijs zijn van tijdige indiening als een sessie crasht.

Compliance-adviseurs waarschuwen bovendien dat MOS binnenkort gekoppeld wordt aan Poolse belasting- en sociale zekerheidsdatabases, waardoor automatische signalering van loonafwijkingen mogelijk wordt. Een verschil tussen het opgegeven salaris en belastingaangiften kan leiden tot automatische intrekking van de vergunning, wat werkgevers blootstelt aan boetes tot 50.000 PLN per werknemer volgens de wijzigingen in de Wet Arbeid van Buitenlanders van juni 2025.

In de praktijk laden mobiliteitsmanagers alle resterende papieren dossiers vóór oudejaarsavond in en dringen ze er bij werknemers op aan om de kosten van 2025 alvast vooruit te betalen. Wie de deadline mist, krijgt te maken met een verviervoudiging van de kosten en de steile leercurve van een ongetest digitaal systeem in de eerste weken van 2026.