Polen brengt vanaf 1 januari 2026 alle verblijfsvergunningaanvragen online en verviervoudigt de kosten

Bedrijfsmobiliteitsteams hebben nog maar twee weken om hun Poolse onboardingprocessen grondig te herzien. Een regeling die laat op 18 december werd gepubliceerd, bevestigt dat vanaf 1 januari 2026 elke aanvraag voor een tijdelijke verblijfsvergunning uitsluitend via het e-portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) moet worden ingediend. Lokale immigratiekantoren sluiten hun balies voor persoonlijke indiening; papieren dossiers worden voortaan direct geweigerd. Deze wijziging maakt een einde aan een jaarlange digitale transitie, waarbij werkgevers al verplicht werden werkvergunningaanvragen via praca.gov.pl in te dienen.

Wat HR-directeuren vooral zorgen baart, is niet de technologie, maar de kosten. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning stijgt van 100 naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers zelfs naar 800 PLN gaan. Tegelijkertijd verhogen Poolse consulaten wereldwijd de visumkosten: nationale visa (type D) stijgen van €135 naar €200 en Schengenvisa (type C) van €80 naar €90. Warschau stelt dat de extra inkomsten worden gebruikt om 250 extra dossierbehandelaars aan te stellen en de cyberbeveiliging te verbeteren, wat de verwerkingstijd met 30 procent moet verkorten. Multinationals reageren dat de verhuisbudgetten voor 2026 plotseling zijn overschreden, waarbij sommige bedrijven nu al proberen de kosten van 2025 vooruit te betalen vóór het einde van het jaar.



De MOS-platform kampt nog steeds met kinderziektes: frequente time-outs, een omslachtige interface alleen in het Pools en de verplichting voor elke aanvrager om te tekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Uitgezonden werknemers hebben daarom een Trusted-Profile login of EU eID nodig en moeten volledige scans van hun paspoort uploaden – taken die vaak op de toch al overbelaste bedrijfsmobiliteitsteams neerkomen. Adviseurs raden aan om van elke stap een screenshot te maken, omdat een vastgelopen sessie soms het enige bewijs is van tijdige indiening.

De praktische gevolgen zijn groot. HR-afdelingen moeten personeel trainen in het gebruik van MOS, budgetteren voor gekwalificeerde e-handtekeningen (ongeveer 300 PLN per stuk) en het beleid voor gedetacheerde werknemers aanpassen aan de hogere kosten. Werkgevers die in januari willen starten, haasten zich om eventuele resterende papieren dossiers vóór oudejaarsavond in te dienen; anderen plannen hun opdrachten voor 2026 nu al om de tariefverhogingen te omzeilen. Niet-naleving kan boetes tot 50.000 PLN per werknemer opleveren, volgens wijzigingen in de Wet op de Arbeid van Buitenlanders die in juni van kracht werden.

Op de lange termijn zal MOS gekoppeld worden aan belasting- en sociale zekerheidsdatabases, waardoor automatisch waarschuwingen verschijnen als het salaris in de vergunningaanvraag niet overeenkomt met de loonadministratie. Polen luidt hiermee een tijdperk in van “digitaal als standaard, duur van opzet”: bedrijven die documentverzameling automatiseren, de nieuwe kostenstructuur in hun budget opnemen en vroegtijdig trainen, zullen een beslissende voorsprong hebben zodra de papieren route definitief wordt afgesloten.