Polska wprowadza obowiązek elektronicznego składania wniosków MOS i czterokrotnie podnosi opłaty imigracyjne

Polska rozpoczęła Nowy Rok od największej w ciągu dwóch dekad zmiany proceduralnej w systemie imigracyjnym. Od godziny 00:00 1 stycznia 2026 roku wszystkie wnioski o tymczasowe pozwolenie na pobyt muszą być składane wyłącznie przez internetowy portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty papierowe dostarczane do urzędów wojewódzkich będą uznawane za „niezłożone”, co praktycznie zmusza pracodawców, delegowanych pracowników i doradców imigracyjnych do korzystania z platformy cyfrowej z dnia na dzień.

Zmiana ta jest zwieńczeniem rocznego procesu cyfryzacji, który wcześniej przeniósł składanie wniosków o pozwolenia na pracę na portal praca.gov.pl. Władze argumentują, że jednolity, w pełni elektroniczny kanał obsługi skróci czas rozpatrywania wniosków o 30%, ograniczy oszustwa i pozwoli Ministerstwu Spraw Wewnętrznych na analizę danych dotyczących rynku pracy. Bruksela uważnie obserwuje sytuację – jeśli MOS spełni oczekiwania, Komisja Europejska może zalecić wdrożenie podobnych rozwiązań w całej strefie Schengen.



Niestety, podwyżki opłat są bolesnym elementem zmian. Standardowa opłata za pozwolenie na pobyt wzrasta z 100 do 400 zł, a pozwolenia dla pracowników delegowanych do 800 zł. Równolegle rosną też opłaty konsularne – wizy krajowe (typ D) kosztują teraz 200 euro, a wizy Schengen (typ C) 90 euro. Rodzina czteroosobowa przeprowadzająca się do Krakowa musi liczyć się z kosztami rzędu około 1060 euro, czyli niemal trzykrotnie wyższymi niż w ubiegłym roku.

Dla międzynarodowych firm zmiany mają natychmiastowe konsekwencje. Zespoły HR muszą pomóc nowym pracownikom w uzyskaniu loginu do Profilu Zaufanego lub e-dowodu UE, zakupie tokena do podpisu elektronicznego oraz przeszkoleniu z obsługi MOS – co w okresach szczytowych może zająć nawet tydzień. Ze względu na problemy techniczne portalu podczas testów pilotażowych, doradcy zalecają robienie zrzutów ekranu na każdym etapie, aby w razie awarii móc udowodnić terminowe złożenie wniosku. Firmy bez własnych specjalistów zwracają się do zewnętrznych dostawców, którzy w ciągu 24 godzin mogą założyć konto MOS i złożyć zgodne z wymogami elektroniczne dossier.

Strategicznie, podwyżka opłat może zmusić pracodawców do rewizji budżetów na delegacje, priorytetyzacji kluczowych stanowisk oraz rozważenia wydłużenia czasu trwania zadań, by rozłożyć koszty na dłuższy okres. Menedżerowie ds. mobilności powinni zaktualizować prognozy kosztów, zorganizować szkolenia MOS dla zespołów HR oraz uprzedzić podróżujących, że terminy wiz konsularnych mogą być ograniczone, dopóki fala wniosków nie opadnie.