Năm mới, quy định mới: Ba Lan bắt buộc nộp hồ sơ MOS điện tử và tăng phí visa cùng giấy phép cư trú

Khi đồng hồ điểm nửa đêm ngày 1 tháng 1 năm 2026, Ba Lan đã chính thức kích hoạt giai đoạn cuối cùng—và cũng là đắt đỏ nhất—trong cuộc cải cách nhập cư năm 2025. Theo một nghị định của Bộ Nội vụ ban hành cuối tháng 12, từ nay mọi đơn xin giấy phép cư trú tạm thời chỉ được nộp qua cổng trực tuyến Moduł Obsługi Spraw (MOS) và phải ký bằng chữ ký điện tử có chứng nhận. Hồ sơ giấy gửi trực tiếp đến các văn phòng tỉnh sẽ bị từ chối ngay lập tức và coi như chưa được nộp.

Cùng lúc đó, các khoản phí nhà nước tăng mạnh trên toàn bộ các loại giấy phép. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn tăng gấp bốn lần lên 400 PLN, giấy phép cho người lao động gửi đi tăng lên 800 PLN, phí visa quốc gia (loại D) tăng từ 135 euro lên 200 euro, còn visa Schengen (loại C) tăng nhẹ lên 90 euro. Một nghị định riêng của Bộ Ngoại giao công bố ngày 30 tháng 12 xác nhận mức phí tương tự áp dụng cho tất cả lãnh sự quán Ba Lan trên toàn thế giới, nghĩa là chi phí cao hơn sẽ được áp dụng ngay cho các đơn nộp tại Singapore, Paris hay Chicago.



Đối với các tập đoàn đa quốc gia, hai thay đổi này không chỉ là vấn đề kế toán đơn thuần. Các bộ phận nhân sự phải đảm bảo nhân viên được cử đi có tài khoản Trusted-Profile hoặc EU eID, mua chữ ký điện tử và làm quen với hệ thống MOS—những bước này có thể mất đến một tuần trong thời điểm cao điểm. Vì cổng MOS từng bị gián đoạn trong giai đoạn thử nghiệm, các chuyên gia tư vấn nhập cư khuyên nên chụp ảnh màn hình từng bước để chứng minh việc nộp hồ sơ đúng hạn nếu hệ thống bị lỗi.

Tác động về ngân sách là đáng kể. Một gia đình bốn người chuyển từ Bangalore đến Kraków cho một nhiệm vụ ICT ba năm hiện phải đối mặt với chi phí nhà nước khoảng 1.060 euro—gần gấp ba lần so với năm ngoái. Một số công ty công nghệ lớn cho biết họ sẽ chịu phần chi phí tăng thêm cho các vị trí chiến lược nhưng sẽ xem xét lại tính khả thi đối với các nhiệm vụ ngắn hạn.

Ba Lan lập luận rằng mô hình chỉ dùng kỹ thuật số sẽ rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ khoảng 30% và giảm gian lận, đồng thời Ủy ban Châu Âu đang theo dõi việc triển khai này như một mô hình tiềm năng cho khu vực Schengen rộng lớn hơn. Trong khi đó, các nhà quản lý di chuyển nhân sự nên cập nhật dự toán chi phí, đăng ký đào tạo sử dụng MOS cho nhân viên nhân sự và cảnh báo người đi công tác rằng các lịch hẹn tại lãnh sự quán có thể rất hạn chế trong những tuần đầu năm 2026.