Toen de klok middernacht sloeg op 1 januari 2026, activeerde Polen de laatste – en duurste – fase van zijn immigratiehervorming voor 2025. Volgens een eind december uitgevaardigd besluit van het ministerie van Binnenlandse Zaken moeten alle aanvragen voor een verblijfsvergunning voor tijdelijk verblijf voortaan uitsluitend via het online portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend en ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Papieren dossiers die bij de provinciale kantoren worden ingeleverd, worden direct afgewezen en als niet ingediend beschouwd.
Tegelijkertijd zijn de overheidskosten fors gestegen. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning verviervoudigt naar 400 PLN, vergunningen voor gedetacheerde werknemers stijgen naar 800 PLN, de kosten voor een nationaal visum (type D) gaan van €135 naar €200 en Schengenvisa (type C) stijgen naar €90. Een apart besluit van het ministerie van Buitenlandse Zaken, gepubliceerd op 30 december, bevestigt dat deze tarieven ook gelden voor alle Poolse consulaten wereldwijd, wat betekent dat de hogere kosten direct van toepassing zijn op aanvragen in Singapore, Parijs of Chicago.
![Nieuw jaar, nieuwe regels: Polen verplicht elektronische indiening van MOS en verhoogt kosten voor visa en verblijfsvergunningen]()
Voor multinationals zijn deze veranderingen meer dan een administratieve last. HR-teams moeten ervoor zorgen dat gedetacheerden een Trusted-Profile login of EU eID verkrijgen, een e-handtekening aanschaffen en leren werken met MOS – stappen die in drukke periodes tot een week kunnen duren. Omdat het portaal tijdens de pilotfase soms uitviel, raden immigratieadviseurs aan om van elke stap screenshots te maken als bewijs van tijdige indiening bij een eventuele crash.
De financiële gevolgen zijn aanzienlijk. Een gezin van vier dat verhuist van Bangalore naar Krakau voor een driejarige ICT-detachering, krijgt nu te maken met voorafgaande overheidskosten van ongeveer €1.060 – bijna drie keer zoveel als vorig jaar. Verschillende grote technologiebedrijven lieten VisaHQ weten dat zij de hogere kosten voor strategische functies zullen dragen, maar de businesscase voor kortere detacheringen zullen herzien.
Polen stelt dat het digitale-only model de verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten en fraude zal verminderen, en de Europese Commissie volgt de uitrol als mogelijk voorbeeld voor de bredere Schengenzone. Ondertussen doen mobiliteitsmanagers er goed aan hun kostenramingen bij te werken, MOS-trainingen voor HR-personeel te boeken en reizigers te waarschuwen dat consulaire afspraken in de eerste weken van 2026 schaars kunnen zijn.
Tegelijkertijd zijn de overheidskosten fors gestegen. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning verviervoudigt naar 400 PLN, vergunningen voor gedetacheerde werknemers stijgen naar 800 PLN, de kosten voor een nationaal visum (type D) gaan van €135 naar €200 en Schengenvisa (type C) stijgen naar €90. Een apart besluit van het ministerie van Buitenlandse Zaken, gepubliceerd op 30 december, bevestigt dat deze tarieven ook gelden voor alle Poolse consulaten wereldwijd, wat betekent dat de hogere kosten direct van toepassing zijn op aanvragen in Singapore, Parijs of Chicago.
Voor multinationals zijn deze veranderingen meer dan een administratieve last. HR-teams moeten ervoor zorgen dat gedetacheerden een Trusted-Profile login of EU eID verkrijgen, een e-handtekening aanschaffen en leren werken met MOS – stappen die in drukke periodes tot een week kunnen duren. Omdat het portaal tijdens de pilotfase soms uitviel, raden immigratieadviseurs aan om van elke stap screenshots te maken als bewijs van tijdige indiening bij een eventuele crash.
De financiële gevolgen zijn aanzienlijk. Een gezin van vier dat verhuist van Bangalore naar Krakau voor een driejarige ICT-detachering, krijgt nu te maken met voorafgaande overheidskosten van ongeveer €1.060 – bijna drie keer zoveel als vorig jaar. Verschillende grote technologiebedrijven lieten VisaHQ weten dat zij de hogere kosten voor strategische functies zullen dragen, maar de businesscase voor kortere detacheringen zullen herzien.
Polen stelt dat het digitale-only model de verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten en fraude zal verminderen, en de Europese Commissie volgt de uitrol als mogelijk voorbeeld voor de bredere Schengenzone. Ondertussen doen mobiliteitsmanagers er goed aan hun kostenramingen bij te werken, MOS-trainingen voor HR-personeel te boeken en reizigers te waarschuwen dat consulaire afspraken in de eerste weken van 2026 schaars kunnen zijn.
Bron: VisaHQ News / Gov.pl
