Cuộc cải cách số hóa nhập cư đã được Ba Lan lên kế hoạch từ lâu nay chính thức có hiệu lực hoàn toàn. Từ 00:00 ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép cư trú tạm thời đều phải nộp qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS), ký bằng chữ ký điện tử có chứng nhận và xác thực qua Hồ sơ Tin cậy hoặc EU e-ID của người nộp đơn. Hồ sơ giấy nộp trực tiếp tại 16 văn phòng cấp tỉnh trên toàn quốc sẽ bị coi là “không hợp lệ”, buộc nhà tuyển dụng, đơn vị hỗ trợ di trú và người lao động nước ngoài phải chuyển sang hình thức trực tuyến ngay lập tức.
Mức phí cũng tăng mạnh không kém so với sự chuyển đổi công nghệ. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép cho người lao động được cử đi làm việc tại Ba Lan tăng lên 800 PLN. Đồng thời, phí visa quốc gia (loại D) tăng lên 200 euro và visa Schengen (loại C) lên 90 euro. Bộ Nội vụ cho biết nguồn thu thêm này sẽ được dùng để đầu tư cho an ninh mạng và nhân sự vận hành cổng MOS, nhưng các bộ phận nhân sự than phiền rằng ngân sách di chuyển năm 2026 đã bị phá vỡ ngay trong tuần đầu tiên của năm.
![Ba Lan bắt buộc nộp hồ sơ MOS điện tử và tăng gấp bốn lần phí cấp giấy phép cư trú]()
Đối với các quản lý di chuyển nhân sự, thách thức trước mắt là đăng ký Hồ sơ Tin cậy và chữ ký điện tử cho từng nhân viên nước ngoài, đồng thời đào tạo họ sử dụng MOS. Người dùng thử nghiệm ban đầu phản ánh tình trạng bị ngắt kết nối và mất phiên làm việc; các chuyên gia tư vấn khuyên nên chụp màn hình các bước quan trọng khi nộp hồ sơ để làm bằng chứng đã nộp đúng hạn cho đến khi hệ thống ổn định. Việc không thích nghi sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng: làm việc mà không có giấy phép hợp lệ có thể khiến cả người sử dụng lao động và người lao động bị phạt tiền, thậm chí bị cấm tài trợ trong tương lai.
Về trung hạn, quy định số hóa toàn diện này được kỳ vọng sẽ đẩy nhanh quá trình xét duyệt hồ sơ. Chính quyền cam kết MOS sẽ rút ngắn thời gian xử lý xuống 30%, một phần nhờ loại bỏ chậm trễ do chuyển phát nhanh, phần khác nhờ tự động kiểm tra dữ liệu. Nếu điều này thành hiện thực, Ba Lan có thể cạnh tranh trở lại với Cộng hòa Séc và Hungary trong việc xử lý các trường hợp cử nhân sự EU cần giải quyết nhanh.
Tuy nhiên, về chiến lược, mức phí nhà nước tăng cao có thể khiến các trung tâm dịch vụ nhỏ hơn không chọn Ba Lan làm điểm đến. Các nhà điều hành dịch vụ chia sẻ toàn cầu đang cân nhắc Kraków hoặc Łódź giờ phải so sánh chi phí 800 PLN cho giấy phép người lao động được cử đi làm việc với các lựa chọn rẻ hơn ở vùng Baltic hoặc Balkan. Các công ty đã hoạt động tại đây sẽ phải thương lượng lại ngân sách cử nhân sự và trong một số trường hợp, điều chỉnh lại hợp đồng với khách hàng dựa trên mức phí của năm 2025.
Mức phí cũng tăng mạnh không kém so với sự chuyển đổi công nghệ. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép cho người lao động được cử đi làm việc tại Ba Lan tăng lên 800 PLN. Đồng thời, phí visa quốc gia (loại D) tăng lên 200 euro và visa Schengen (loại C) lên 90 euro. Bộ Nội vụ cho biết nguồn thu thêm này sẽ được dùng để đầu tư cho an ninh mạng và nhân sự vận hành cổng MOS, nhưng các bộ phận nhân sự than phiền rằng ngân sách di chuyển năm 2026 đã bị phá vỡ ngay trong tuần đầu tiên của năm.
Đối với các quản lý di chuyển nhân sự, thách thức trước mắt là đăng ký Hồ sơ Tin cậy và chữ ký điện tử cho từng nhân viên nước ngoài, đồng thời đào tạo họ sử dụng MOS. Người dùng thử nghiệm ban đầu phản ánh tình trạng bị ngắt kết nối và mất phiên làm việc; các chuyên gia tư vấn khuyên nên chụp màn hình các bước quan trọng khi nộp hồ sơ để làm bằng chứng đã nộp đúng hạn cho đến khi hệ thống ổn định. Việc không thích nghi sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng: làm việc mà không có giấy phép hợp lệ có thể khiến cả người sử dụng lao động và người lao động bị phạt tiền, thậm chí bị cấm tài trợ trong tương lai.
Về trung hạn, quy định số hóa toàn diện này được kỳ vọng sẽ đẩy nhanh quá trình xét duyệt hồ sơ. Chính quyền cam kết MOS sẽ rút ngắn thời gian xử lý xuống 30%, một phần nhờ loại bỏ chậm trễ do chuyển phát nhanh, phần khác nhờ tự động kiểm tra dữ liệu. Nếu điều này thành hiện thực, Ba Lan có thể cạnh tranh trở lại với Cộng hòa Séc và Hungary trong việc xử lý các trường hợp cử nhân sự EU cần giải quyết nhanh.
Tuy nhiên, về chiến lược, mức phí nhà nước tăng cao có thể khiến các trung tâm dịch vụ nhỏ hơn không chọn Ba Lan làm điểm đến. Các nhà điều hành dịch vụ chia sẻ toàn cầu đang cân nhắc Kraków hoặc Łódź giờ phải so sánh chi phí 800 PLN cho giấy phép người lao động được cử đi làm việc với các lựa chọn rẻ hơn ở vùng Baltic hoặc Balkan. Các công ty đã hoạt động tại đây sẽ phải thương lượng lại ngân sách cử nhân sự và trong một số trường hợp, điều chỉnh lại hợp đồng với khách hàng dựa trên mức phí của năm 2025.
Nguồn: VisaHQ Global Mobility News
