Ba Lan chuyển sang sử dụng cổng thông tin điện tử MOS bắt buộc và tăng phí giấy phép cư trú lên gấp bốn lần

Cuộc cải cách nhập cư lâu dài của Ba Lan đã chính thức có hiệu lực với nhiều thay đổi lớn. Từ 00:00 ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép cư trú tạm thời phải được nộp duy nhất qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS) và ký bằng chữ ký điện tử có chứng thực thông qua Hồ sơ Tin cậy hoặc chứng chỉ điện tử EU. Hồ sơ giấy gửi đến bất kỳ văn phòng tỉnh nào trong số 16 tỉnh sẽ bị coi là “không hợp lệ”, buộc nhà tuyển dụng, đơn vị hỗ trợ di chuyển và người lao động nước ngoài phải chuyển sang nền tảng mới ngay lập tức.

Tác động tài chính cũng không kém phần đáng kể so với sự thay đổi công nghệ. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn đã tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép cho người lao động được cử đến làm việc tăng lên 800 PLN. Đồng thời, các lãnh sự quán Ba Lan trên toàn thế giới bắt đầu thu phí 200 euro cho visa quốc gia (loại D) và 90 euro cho visa Schengen (loại C). Chính quyền cho rằng mức phí cao hơn sẽ được dùng để nâng cấp an ninh mạng và rút ngắn thời gian chờ đợi, nhưng các đội ngũ quản lý di chuyển toàn cầu cần ngay lập tức điều chỉnh ngân sách cho năm 2026.



Công việc tuân thủ cũng tăng lên nhiều lần. Nhà tuyển dụng phải đảm bảo đăng nhập Hồ sơ Tin cậy hoặc chứng chỉ điện tử EU cho từng người lao động, mua chữ ký điện tử có chứng thực, đào tạo nhân viên sử dụng MOS và tải lên bản scan hộ chiếu toàn trang cho mỗi ứng viên. Những “mẹo” phổ biến như gửi đơn vào ngày cuối cùng còn hiệu lực để được gia hạn thêm 90 ngày giờ đây không còn khả thi. Cán bộ có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ bất kỳ lúc nào và sẽ tự động từ chối hồ sơ thiếu tài liệu bắt buộc.

Về trung hạn, Bộ Nội vụ cam kết MOS sẽ giảm tồn đọng hồ sơ khoảng 30% nhờ đối chiếu dữ liệu tự động với cơ sở dữ liệu lao động và thuế. Tuy nhiên, trong ngắn hạn, nhiều công ty báo cáo tình trạng nghẽn mạng và lỗi hệ thống vào giờ cao điểm; nhiều đơn vị đã phải nhờ đến các nhà cung cấp chuyên môn để kiểm tra dữ liệu trước và mua chữ ký điện tử số lượng lớn. Các nhà quản lý nhân sự được khuyên rà soát lại tất cả hồ sơ đang xử lý, cập nhật danh sách kiểm tra nội bộ và dự trù ngân sách cho phí nhà nước tăng để tránh gián đoạn tình trạng cư trú và rủi ro thuế lương.

Cuộc cải cách này khẳng định sự chuyển đổi của Ba Lan sang môi trường nhập cư hoàn toàn số hóa, vượt lên nhiều quốc gia EU khác. Với các tập đoàn đa quốc gia, thông điệp rõ ràng: sẵn sàng về mặt kỹ thuật số và ngân sách vững chắc là điều kiện tiên quyết để cử nhân sự sang Ba Lan từ năm 2026 trở đi.