La tanto attesa riforma dell’immigrazione in Polonia è entrata in vigore con un impatto immediato. Dal 1° gennaio 2026, a partire dalla mezzanotte, ogni richiesta di permesso di soggiorno temporaneo deve essere presentata esclusivamente tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS) e firmata con una firma elettronica qualificata, convalidata tramite il Profilo Fidato del richiedente o l’e-ID europea. I fascicoli cartacei consegnati a uno dei 16 uffici voivodali saranno considerati “non presentati”, costringendo datori di lavoro, fornitori di servizi di relocation e lavoratori stranieri a passare immediatamente alla nuova piattaforma.
L’impatto economico è altrettanto significativo rispetto al cambiamento tecnologico. Le tariffe standard per i permessi di soggiorno sono aumentate da 100 a 400 PLN, mentre i permessi per lavoratori distaccati ora costano 800 PLN. Contemporaneamente, i consolati polacchi nel mondo hanno iniziato a richiedere 200 € per i visti nazionali (tipo D) e 90 € per i visti Schengen (tipo C). Le autorità sostengono che l’aumento delle tariffe servirà a finanziare miglioramenti nella sicurezza informatica e, a lungo termine, a ridurre le code, ma i team di mobilità internazionale devono rivedere immediatamente i budget per il 2026.
![La Polonia introduce l'obbligo del portale elettronico MOS e quadruplica le tariffe per i permessi di soggiorno]()
Il lavoro di compliance è aumentato notevolmente. I datori di lavoro devono ottenere accessi tramite Profilo Fidato o certificati e-ID UE per ogni assegnato, acquistare firme elettroniche qualificate, formare il personale sull’uso di MOS e caricare scansioni complete del passaporto per ogni richiedente. Le soluzioni “alternative” come l’invio della domanda nell’ultimo giorno di soggiorno legale per ottenere un periodo di grazia di 90 giorni non sono più possibili. Le autorità possono inoltre richiedere documenti integrativi in qualsiasi fase e respingere automaticamente le pratiche incomplete.
Nel medio termine, il Ministero dell’Interno promette che MOS ridurrà le code del 30% grazie a controlli automatici incrociati con i database degli uffici del lavoro e fiscali. Nel breve termine, però, molte aziende segnalano rallentamenti e messaggi di errore durante i picchi di traffico; molte si affidano a fornitori specializzati per pre-verificare i dati e ottenere firme elettroniche in blocco. I responsabili HR sono invitati a verificare tutte le domande in corso, aggiornare le checklist interne e prevedere nel budget le nuove tariffe governative per evitare interruzioni di status e rischi fiscali sul payroll.
La riforma sancisce la transizione della Polonia a un sistema di immigrazione completamente digitale, posizionandola avanti rispetto a molti Paesi UE. Per le multinazionali il messaggio è chiaro: preparazione digitale e budget robusti sono ora prerequisiti imprescindibili per inviare personale in Polonia nel 2026 e oltre.
L’impatto economico è altrettanto significativo rispetto al cambiamento tecnologico. Le tariffe standard per i permessi di soggiorno sono aumentate da 100 a 400 PLN, mentre i permessi per lavoratori distaccati ora costano 800 PLN. Contemporaneamente, i consolati polacchi nel mondo hanno iniziato a richiedere 200 € per i visti nazionali (tipo D) e 90 € per i visti Schengen (tipo C). Le autorità sostengono che l’aumento delle tariffe servirà a finanziare miglioramenti nella sicurezza informatica e, a lungo termine, a ridurre le code, ma i team di mobilità internazionale devono rivedere immediatamente i budget per il 2026.
Il lavoro di compliance è aumentato notevolmente. I datori di lavoro devono ottenere accessi tramite Profilo Fidato o certificati e-ID UE per ogni assegnato, acquistare firme elettroniche qualificate, formare il personale sull’uso di MOS e caricare scansioni complete del passaporto per ogni richiedente. Le soluzioni “alternative” come l’invio della domanda nell’ultimo giorno di soggiorno legale per ottenere un periodo di grazia di 90 giorni non sono più possibili. Le autorità possono inoltre richiedere documenti integrativi in qualsiasi fase e respingere automaticamente le pratiche incomplete.
Nel medio termine, il Ministero dell’Interno promette che MOS ridurrà le code del 30% grazie a controlli automatici incrociati con i database degli uffici del lavoro e fiscali. Nel breve termine, però, molte aziende segnalano rallentamenti e messaggi di errore durante i picchi di traffico; molte si affidano a fornitori specializzati per pre-verificare i dati e ottenere firme elettroniche in blocco. I responsabili HR sono invitati a verificare tutte le domande in corso, aggiornare le checklist interne e prevedere nel budget le nuove tariffe governative per evitare interruzioni di status e rischi fiscali sul payroll.
La riforma sancisce la transizione della Polonia a un sistema di immigrazione completamente digitale, posizionandola avanti rispetto a molti Paesi UE. Per le multinazionali il messaggio è chiaro: preparazione digitale e budget robusti sono ora prerequisiti imprescindibili per inviare personale in Polonia nel 2026 e oltre.
Fonte: VisaHQ Global Mobility News
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