Poland Beralih ke Portal Elektronik MOS Wajib dan Melipatgandakan Biaya Izin Tinggal Empat Kali Lipat

Reformasi imigrasi yang telah lama direncanakan Polandia resmi diberlakukan dengan perubahan besar. Mulai pukul 00:00 tanggal 1 Januari 2026, setiap permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS) dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik berkualifikasi yang diverifikasi melalui Trusted Profile pemohon atau e-ID Uni Eropa. Berkas kertas yang dikirim ke salah satu dari 16 kantor voivodeship secara hukum dianggap “tidak diajukan”, memaksa pemberi kerja, penyedia relokasi, dan pekerja asing untuk beralih ke platform baru secara mendadak.

Dampak finansialnya sama dramatisnya dengan perubahan teknologi ini. Biaya standar izin tinggal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, sementara izin pekerja yang dikirim dari luar negeri kini dikenakan biaya PLN 800. Pada saat yang sama, konsulat Polandia di seluruh dunia mulai mengenakan biaya €200 untuk visa nasional (tipe D) dan €90 untuk visa Schengen (tipe C). Pihak berwenang berargumen bahwa kenaikan biaya ini akan digunakan untuk peningkatan keamanan siber dan pada akhirnya mempercepat proses antrean, namun tim mobilitas global harus segera menyesuaikan anggaran tahun 2026.



Pekerjaan kepatuhan juga meningkat pesat. Pemberi kerja harus mengamankan login Trusted Profile atau sertifikat e-ID Uni Eropa untuk setiap pekerja, membeli tanda tangan elektronik berkualifikasi, melatih staf dalam penggunaan MOS, dan mengunggah scan paspor halaman penuh untuk setiap pemohon. Cara-cara “kerja pintas” populer seperti mengirimkan aplikasi pada hari terakhir masa tinggal yang sah untuk mendapatkan masa tenggang 90 hari kini tidak lagi memungkinkan. Pejabat juga dapat meminta bukti tambahan kapan saja dan secara otomatis menolak berkas yang kurang dokumen wajib.

Dalam jangka menengah, Kementerian Dalam Negeri menjanjikan MOS akan mengurangi antrean hingga 30 persen berkat pemeriksaan data otomatis dengan basis data kantor tenaga kerja dan pajak. Namun dalam jangka pendek, perusahaan melaporkan sering mengalami gangguan dan pesan kesalahan saat lalu lintas puncak; banyak yang beralih ke penyedia layanan khusus untuk memeriksa data dan mendapatkan tanda tangan elektronik secara massal. Para pemimpin HR disarankan untuk mengaudit semua aplikasi yang sedang berjalan, memperbarui daftar periksa internal, dan menganggarkan biaya pemerintah yang lebih tinggi agar terhindar dari celah status izin dan risiko pajak penggajian.

Reformasi ini menegaskan transisi Polandia menuju lingkungan imigrasi yang sepenuhnya digital dan menempatkannya di depan banyak negara Uni Eropa lainnya. Bagi perusahaan multinasional, pesannya jelas: kesiapan digital dan anggaran yang kuat kini menjadi syarat mutlak untuk mengirim staf ke Polandia mulai 2026 dan seterusnya.