Đại sứ quán Bỉ tại Nhật Bản đã cập nhật hướng dẫn về visa D dành cho công dân không thuộc EU có kế hoạch nhập cảnh Bỉ để thiết lập “quan hệ chung sống hợp pháp” với công dân hoặc cư dân hợp pháp của Bỉ. Thông báo trực tuyến, được sửa đổi vào ngày 12 tháng 3 năm 2026, đã tổng hợp các yêu cầu về hồ sơ và nhấn mạnh rằng cả hai đối tác thường phải từ 21 tuổi trở lên, tuy nhiên sẽ chấp nhận đơn từ những người 18 tuổi nếu họ chứng minh được đã sống chung một năm đầy đủ ở nước ngoài. Một thay đổi quan trọng trong quy trình là đại sứ quán chuyển sang xử lý không dùng tiền mặt: kể từ ngày 1 tháng 3 năm 2025 chỉ chấp nhận thanh toán điện tử, đồng thời lưu ý người nộp đơn cần dự trù thêm các khoản phí hành chính mà Văn phòng Di trú hiện thu trước. Đại sứ quán cảnh báo hồ sơ không đầy đủ sẽ bị từ chối mà không có lời mời bổ sung giấy tờ – điều này làm tăng yêu cầu đối với các cặp đôi phải gửi giấy tờ qua nhiều cơ quan khác nhau. Các bổ sung thực tiễn bao gồm danh sách chi tiết các bằng chứng chứng minh “mối quan hệ bền vững và lâu dài”, từ hợp đồng thuê nhà chung đến ảnh chụp, cùng hướng dẫn mới về việc dịch giấy khai sinh sang một trong các ngôn ngữ chính thức của Bỉ. Người nộp đơn phải nộp hai bộ hồ sơ vật lý đầy đủ gồm bản gốc và bản sao công chứng, sắp xếp theo thứ tự nghiêm ngặt, nếu không sẽ bị chậm trễ trên 6 tháng. Đối với các nhóm di chuyển nhân sự toàn cầu, việc siết chặt này đồng nghĩa với thời gian chờ lâu hơn khi chuyển nhân viên có đối tác không đủ điều kiện theo các đường gia đình đơn giản hóa. Bộ phận nhân sự nên đặt lịch hẹn ngay khi cửa sổ nộp hồ sơ 6 tháng mở ra và dự trù chi phí dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa, đặc biệt với giấy tờ tình trạng dân sự bằng tiếng Nhật. Mặc dù thông báo do đại sứ quán Tokyo ban hành, các cơ quan đại diện Bỉ trên toàn thế giới đang dần đồng bộ danh sách kiểm tra visa D trước kế hoạch hợp nhất hệ thống công nghệ thông tin lãnh sự vào năm 2027. Do đó, các công ty nên chuẩn bị cho việc áp dụng mẫu hồ sơ tương tự – và thanh toán không dùng tiền mặt – tại các đại sứ quán khác trong những tháng tới.
