De Belgische ambassade in Japan heeft haar richtlijnen voor D-visa voor niet-EU-burgers die naar België willen komen om een “wettelijke samenwoning” aan te gaan met een Belgische burger of wettige verblijfsrechthebbende grondig herzien. De online mededeling, bijgewerkt op 12 maart 2026, brengt de documentatie-eisen samen en benadrukt dat beide partners normaal gesproken minimaal 21 jaar oud moeten zijn. Aanvragen van 18-jarigen kunnen echter worden geaccepteerd als zij kunnen aantonen dat ze een jaar samen hebben gewoond in het buitenland. Een belangrijke operationele wijziging is de overstap van de ambassade naar een volledig elektronische betalingsverwerking: sinds 1 maart 2025 worden alleen nog elektronische betalingen geaccepteerd. De update benadrukt dat aanvragers rekening moeten houden met extra administratieve kosten die het Immigratiekantoor nu vooraf int.
![Belgische ambassade in Tokio past D-visumregels aan voor partners in wettelijke samenwoning]()
De ambassade waarschuwt dat onvolledige dossiers zonder uitnodiging om ontbrekende documenten aan te leveren worden afgewezen, wat de drempel verhoogt voor koppels die afhankelijk zijn van documenten die per koerier uit verschillende jurisdicties worden aangeleverd. Praktische aanvullingen zijn onder meer een gedetailleerde lijst van bewijsstukken voor een “duurzame en stabiele relatie”, variërend van gezamenlijke huurovereenkomsten tot foto’s, en nieuwe richtlijnen voor het vertalen van geboorteakten in een van de officiële talen van België. Aanvragers moeten twee volledige fysieke sets van alle originelen en notariële kopieën indienen, strikt geordend, anders riskeren ze vertragingen van meer dan zes maanden.
Voor global-mobility teams betekent deze aanscherping langere doorlooptijden bij het verhuizen van medewerkers waarvan de partners niet in aanmerking komen voor vereenvoudigde gezinsherenigingsroutes. HR-afdelingen doen er goed aan om zo snel mogelijk na het openen van de zes maanden durende indieningsperiode afspraken te maken en rekening te houden met mogelijke beëdigde vertalingen en apostilles, vooral voor Japanstalige documenten over de burgerlijke stand. Hoewel de mededeling afkomstig is van de post in Tokio, harmoniseren Belgische diplomatieke missies wereldwijd geleidelijk hun D-visumchecklists in aanloop naar de geplande samenvoeging van consulaire IT-systemen in 2027. Bedrijven kunnen daarom verwachten dat vergelijkbare documentatiesjablonen en cashloze betalingen de komende maanden ook bij andere ambassades worden ingevoerd.
De ambassade waarschuwt dat onvolledige dossiers zonder uitnodiging om ontbrekende documenten aan te leveren worden afgewezen, wat de drempel verhoogt voor koppels die afhankelijk zijn van documenten die per koerier uit verschillende jurisdicties worden aangeleverd. Praktische aanvullingen zijn onder meer een gedetailleerde lijst van bewijsstukken voor een “duurzame en stabiele relatie”, variërend van gezamenlijke huurovereenkomsten tot foto’s, en nieuwe richtlijnen voor het vertalen van geboorteakten in een van de officiële talen van België. Aanvragers moeten twee volledige fysieke sets van alle originelen en notariële kopieën indienen, strikt geordend, anders riskeren ze vertragingen van meer dan zes maanden.
Voor global-mobility teams betekent deze aanscherping langere doorlooptijden bij het verhuizen van medewerkers waarvan de partners niet in aanmerking komen voor vereenvoudigde gezinsherenigingsroutes. HR-afdelingen doen er goed aan om zo snel mogelijk na het openen van de zes maanden durende indieningsperiode afspraken te maken en rekening te houden met mogelijke beëdigde vertalingen en apostilles, vooral voor Japanstalige documenten over de burgerlijke stand. Hoewel de mededeling afkomstig is van de post in Tokio, harmoniseren Belgische diplomatieke missies wereldwijd geleidelijk hun D-visumchecklists in aanloop naar de geplande samenvoeging van consulaire IT-systemen in 2027. Bedrijven kunnen daarom verwachten dat vergelijkbare documentatiesjablonen en cashloze betalingen de komende maanden ook bij andere ambassades worden ingevoerd.
