Italiens Botschafterkonferenz legt Fahrplan für vollständig digitale Visa- und Konsulardienste bis 2026 fest

Die italienische außenpolitische Führung hat die Mobilität von Unternehmen und Bürgern in den Mittelpunkt ihrer 18. Botschafterkonferenz gestellt, die am 15. Dezember in Rom eröffnet wurde und am 16. Dezember ihre Sitzungen im Farnesina abschloss. In seiner Grundsatzrede forderte Außenminister Antonio Tajani die über 200 italienischen Botschaften und Konsulate auf, „die Mobilität für Bürger und Unternehmen durch vollständig digitale konsularische Dienstleistungen zu vereinfachen“, was das Ende der papierlastigen Visaverfahren einläutet.

Beamte bestätigten, dass alle italienischen Vertretungen auf „Prenot@Mi 2.0“ umsteigen werden, eine cloudbasierte Plattform, die Terminbuchung, Online-Zahlungen und Echtzeit-Dokumentenverfolgung vereint. Das System, das in diesem Jahr in Los Angeles, Melbourne und Neu-Delhi erprobt wurde, verkürzte die durchschnittlichen Visabearbeitungszeiten um 28 Prozent und reduzierte dank automatischer Erinnerungen die Ausfallquoten erheblich. Die weltweite Einführung ist für das zweite Quartal 2026 geplant, doch die Konsulate wurden bereits angewiesen, ihre alten Kalender zu bereinigen und das Personal umgehend zu schulen. Ein rund um die Uhr erreichbares, mehrsprachiges Callcenter in Bari wird die Plattform unterstützen und die E-Mail-Rückstände verringern, die besonders stark frequentierte Standorte wie London und Shanghai belasten.



Über die Technologie hinaus befasste sich der diplomatische Gipfel mit dem Rekord-Immigrationskontingent Italiens für 2026-28 (497.550 Arbeitsvisa) und dem bevorstehenden EU-Einreise-/Ausreisesystem (EES). Die Botschafter werden Informationskampagnen durchführen, damit Reisende ab Oktober 2025 die Erfassung von Fingerabdrücken und Gesichtsbildern an den italienischen Grenzen verstehen und die ab Ende 2026 geplante höhere ETIAS-Gebühr von 20 Euro kennen.

Für Arbeitgeber bedeutet der Umstieg auf digitale Verfahren eine Anpassung interner Checklisten: Elektronische Apostillen, Fernnotarisierung und Vorauszahlungen online ersetzen gestempelte Originale und Barzahlungen. Mobilitätsteams sollten sicherstellen, dass Drittanbieter unterschriebene PDFs und.p7m-Dokumente hochladen können und für biometrische Geräte in Auslandsbüros mit hohem Visavolumen an „Visa-Tagen“ budgetieren.

Die Konferenz zieht nun nach Mailand (17.-18. Dezember) weiter, wo Sitzungen zur Exportförderung und zu Steuerregelungen für Expatriates stattfinden. Mobilitätsexperten erwarten Hinweise zur beliebten „Impatriate“-Steuererleichterung für zurückkehrende Fachkräfte sowie mögliche Anpassungen des neuen Digital-Nomaden-Visums, darunter eine spezielle Einkommenssteuerbefreiung für zweitklassige Städte. Zusammengenommen deuten die Ankündigungen auf eine konsularische Landschaft 2026 hin, die schneller, papierlos und planbarer ist – eine gute Nachricht für italienische Unternehmen mit hohem Aufkommen an Entsendungen und Geschäftsreisen.