Polnische Konsulate weltweit vom 24. bis 28. Dezember geschlossen, Visabearbeitung ausgesetzt

Planer von Geschäftsreisen stehen vor einem unerwarteten Engpass zu Weihnachten, nachdem das polnische Außenministerium alle konsularischen Abteilungen vom 24. bis 28. Dezember wegen der jährlichen Feiertagsschließung geschlossen hat. Die Terminbücher im e-Konsulat-Portal sind eingefroren, und Visa-, Pass- sowie Legalisierungsdienste ohne Terminvereinbarung sind ausgesetzt. Antragsteller in Kairo, Riad, Manila und Dutzenden weiteren Hauptstädten müssen nun bis Montag, den 29. Dezember warten, bevor sie biometrische Daten abgeben oder Dokumente abholen können.

Obwohl diese Schließung jedes Jahr stattfindet, ist 2025 das erste Jahr, in dem der 24. Dezember in Polen ein gesetzlicher Feiertag ist. Das bedeutet, dass auch die regionalen Woiwodschaftsämter und die Kundenstellen der Grenzpolizei geschlossen sind, wodurch die übliche Alternative, Aufenthaltsgenehmigungsverlängerungen im Land zu beantragen, entfällt. Arbeitgeber, die Drittstaatsangehörige Anfang Januar einstellen wollen, müssen mit einer Verzögerung des Arbeitsbeginns von mindestens einer Woche rechnen.



Firmenmobilitätsteams sollten vorgefertigte „Erklärungsschreiben“ für ausländische Mitarbeiter bereithalten, deren 90-tägiger Schengen-Aufenthalt während der Schließzeit abläuft; die Behörden verzichten in der Regel auf Strafen bei Überschreitungen, die ausschließlich durch amtliche Schließungen verursacht wurden, verlangen jedoch eine schriftliche Begründung. Personalverantwortliche wird außerdem empfohlen, Dokumente vorab auf digitalen Visa-Plattformen hochzuladen, damit die Anträge sofort bearbeitet werden können, sobald die Schalter wieder öffnen.

Reisende mit Notfällen haben weiterhin eingeschränkte Möglichkeiten. Das polnische Außenministerium hat einen 24/7-Bereitschaftsdienst (+48 22 523 8880) für humanitäre und Rückführungsfälle eingerichtet. In dringenden Fällen übernehmen einige Schengen-Partnervertretungen – explizit genannt wurden Österreich und Ungarn – begrenzte Termine für Kategorie-C-Visa, die die Einreise nach Polen erlauben, allerdings nur, wenn die Reiseroute der „Hauptziel“-Regel entspricht.

Angesichts der erwarteten starken Nachwehen nach den Feiertagen raten Experten, für die Bearbeitung im Januar mindestens zwei zusätzliche Wochen einzuplanen und die Geschäftsbereiche zu informieren, kritische Reisen erst ab Mitte des Monats zu planen.