Nur zwei Wochen vor Jahresende hat Polen die letzte Verordnung seiner umfassenden Einwanderungsreform für 2025 veröffentlicht. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papieranträge, die bei den Woiwodschaftsämtern eingereicht werden, werden abgelehnt. Zudem müssen vollständige Passscans beigefügt und die Anträge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden.
Gleichzeitig steigen die staatlichen Gebühren drastisch: Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis erhöht sich von 100 PLN auf 400 PLN; Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer kosten künftig 800 PLN; die Gebühren für nationale Visa (Typ D) steigen von 135 € auf 200 €; und Schengen-Visa (Typ C) verteuern sich auf 90 €. Das Innenministerium argumentiert, dass die Digitalisierung die Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen und Betrug reduzieren werde. Personalabteilungen befürchten jedoch, dass die MOS-Plattform – die bereits jetzt zu Ausfällen neigt – die Warteschlangen lediglich ins Internet verlagert.
![Polen führt digitales MOS-Portal ein und vervierfacht Einwanderungsgebühren ab 1. Januar 2026]()
Für multinationale Unternehmen ist die zweiwöchige Umstellungsfrist eine enorme Herausforderung. Firmen müssen nun: 1) für jeden ausländischen Mitarbeiter Trusted-Profile-Logins oder EU-eID-Zertifikate beschaffen; 2) qualifizierte elektronische Signaturen erwerben; 3) Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen; und 4) die Umzugskosten für 2026 neu kalkulieren. VisaHQ schätzt, dass allein die staatlichen Gebühren für eine vierköpfige Familie bei einer innerbetrieblichen Versetzung von 800 PLN auf 3.200 PLN steigen werden. Größere Unternehmen versuchen, noch vor Silvester alle verbleibenden Papieranträge einzureichen.
Praktische Tipps zur Einhaltung der Vorschriften sind: Screenshots von jedem MOS-Schritt als Nachweis der fristgerechten Einreichung anzufertigen, Pufferzeiten für Serverausfälle einzuplanen und die neue 20-Stunden-Wochenarbeitsgrenze für Studierende zu beachten, sofern keine gesonderte Arbeitserlaubnis vorliegt. Berater warnen zudem, dass MOS bald mit Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken verknüpft wird, was Echtzeit-Abgleiche ermöglicht: Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung könnten zur automatischen Aufhebung der Genehmigungen führen.
Das polnische Modell wird in Brüssel genau beobachtet, während die EU ihre Verordnung zur Digitalisierung von Visa-Verfahren einführt. Bei Erfolg könnte MOS als Vorbild für andere Mitgliedstaaten dienen – mit schnelleren Entscheidungen, aber auch höheren Kosten und strengeren Datenaustauschregeln. Bis die Kinderkrankheiten behoben sind, steht das erste Quartal für Mobility-Manager vor großen Herausforderungen.
Gleichzeitig steigen die staatlichen Gebühren drastisch: Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis erhöht sich von 100 PLN auf 400 PLN; Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer kosten künftig 800 PLN; die Gebühren für nationale Visa (Typ D) steigen von 135 € auf 200 €; und Schengen-Visa (Typ C) verteuern sich auf 90 €. Das Innenministerium argumentiert, dass die Digitalisierung die Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen und Betrug reduzieren werde. Personalabteilungen befürchten jedoch, dass die MOS-Plattform – die bereits jetzt zu Ausfällen neigt – die Warteschlangen lediglich ins Internet verlagert.
Für multinationale Unternehmen ist die zweiwöchige Umstellungsfrist eine enorme Herausforderung. Firmen müssen nun: 1) für jeden ausländischen Mitarbeiter Trusted-Profile-Logins oder EU-eID-Zertifikate beschaffen; 2) qualifizierte elektronische Signaturen erwerben; 3) Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen; und 4) die Umzugskosten für 2026 neu kalkulieren. VisaHQ schätzt, dass allein die staatlichen Gebühren für eine vierköpfige Familie bei einer innerbetrieblichen Versetzung von 800 PLN auf 3.200 PLN steigen werden. Größere Unternehmen versuchen, noch vor Silvester alle verbleibenden Papieranträge einzureichen.
Praktische Tipps zur Einhaltung der Vorschriften sind: Screenshots von jedem MOS-Schritt als Nachweis der fristgerechten Einreichung anzufertigen, Pufferzeiten für Serverausfälle einzuplanen und die neue 20-Stunden-Wochenarbeitsgrenze für Studierende zu beachten, sofern keine gesonderte Arbeitserlaubnis vorliegt. Berater warnen zudem, dass MOS bald mit Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken verknüpft wird, was Echtzeit-Abgleiche ermöglicht: Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung könnten zur automatischen Aufhebung der Genehmigungen führen.
Das polnische Modell wird in Brüssel genau beobachtet, während die EU ihre Verordnung zur Digitalisierung von Visa-Verfahren einführt. Bei Erfolg könnte MOS als Vorbild für andere Mitgliedstaaten dienen – mit schnelleren Entscheidungen, aber auch höheren Kosten und strengeren Datenaustauschregeln. Bis die Kinderkrankheiten behoben sind, steht das erste Quartal für Mobility-Manager vor großen Herausforderungen.
Quelle: VisaHQ Global Mobility News
