Polen führt ab 1. Januar 2026 ausschließlich digitale Anträge für Aufenthaltstitel ein und vervierfacht die Einwanderungsgebühren

In einer spätabendlichen Verordnung vom 18. Dezember 2025 bestätigte das polnische Innenministerium, dass ab dem 1. Januar 2026 alle Anträge auf eine befristete Aufenthaltserlaubnis ausschließlich über das E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden müssen. Papierunterlagen werden künftig vollständig abgelehnt, was Arbeitgeber und ausländische Entsandte zwingt, den gesamten Prozess online abzuwickeln, vollständige Passscans hochzuladen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterschreiben. Dieser Schritt markiert den Abschluss einer einjährigen Digitalisierungsoffensive der polnischen Einwanderungsbehörden und wird in Brüssel genau beobachtet, da er als mögliches Modell für andere EU-Staaten gilt.

Die gleiche Verordnung führt zu drastischen Gebührenerhöhungen. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN, Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer kosten künftig 800 PLN, nationale Visa (Typ D) verteuern sich von 135 € auf 200 € und Schengen-Visa (Typ C) steigen auf 90 €. Warschau begründet die Erhöhung mit der Finanzierung zusätzlicher Mitarbeiter und verbesserter Cybersicherheit für MOS sowie einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten um 30 %. Personalverantwortliche kritisieren jedoch, dass die Budgets für Umzüge im Jahr 2026 dadurch über Nacht gesprengt wurden.



Für multinationale Unternehmen ist das zweiwöchige Übergangsfenster eine enorme Herausforderung. Jeder ausländische Mitarbeiter benötigt nun (1) einen Trusted-Profile-Login oder eine EU-eID, (2) eine qualifizierte elektronische Signatur und (3) eine Schulung zur Bedienung von MOS. Visa-Berater empfehlen, jeden Schritt per Screenshot zu dokumentieren, da das Portal noch immer mit Zeitüberschreitungen kämpft; ein Screenshot könnte der einzige Nachweis für eine fristgerechte Antragstellung sein, falls die Sitzung abbricht.

Compliance-Berater warnen zudem, dass MOS bald mit den polnischen Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken verknüpft wird, was eine automatische Erkennung von Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung ermöglicht. Eine Diskrepanz zwischen angegebenem Gehalt und Steuererklärungen könnte zur automatischen Widerrufung der Aufenthaltserlaubnis führen und Arbeitgeber mit Bußgeldern von bis zu 50.000 PLN pro Entsandtem gemäß den Änderungen des Ausländergesetzes von Juni 2025 belasten.

Praktisch gesehen bereiten Mobility-Manager derzeit alle noch vorhandenen Papierunterlagen vor dem Jahreswechsel vor und drängen Entsandte, die Gebühren auf dem Niveau von 2025 im Voraus zu bezahlen. Wer die Frist verpasst, sieht sich mit einer vierfachen Kostensteigerung und der steilen Lernkurve eines ungetesteten digitalen Systems in den ersten Wochen des Jahres 2026 konfrontiert.