Polen stellt ab 1. Januar 2026 alle Anträge auf Aufenthaltserlaubnis auf Online-Verfahren um und vervierfacht die staatlichen Gebühren

Das polnische Innenministerium hat die endgültige Verordnung für die einjährige digitale Umstellung des Einwanderungssystems veröffentlicht. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse ausschließlich über das E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Die Woiwodschaftsämter schließen ihre Schalter für persönliche Einreichungen; Papierunterlagen, die persönlich abgegeben werden, werden abgelehnt.

Diese Änderung schließt eine Reihe von Maßnahmen ab, die zuvor bereits Anträge auf Arbeitserlaubnisse und Saisonarbeitsgenehmigungen auf die nationale Plattform praca.gov.pl verlagert haben. Die Behörden argumentieren, dass ein einheitlicher elektronischer Prozess Rückstände abbauen, automatische Datenabgleiche mit dem Arbeitsamt und der Steuerbehörde ermöglichen und es erschweren wird, dass Antragsteller „vordrängeln“. Arbeitgeber hingegen befürchten einen holprigen Übergang. Viele regionale Einwanderungsämter arbeiten noch mit veralteter Fallverwaltungssoftware, und Personalabteilungen fürchten Systemprobleme, wenn am 2. Januar tausende Jahresend-Anträge auf MOS einströmen.



Besonders alarmierend für Mobility-Manager ist der Kostenanstieg. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN (ca. 22 €) auf 400 PLN, während die Genehmigung für entsandte Arbeitnehmer 800 PLN kosten wird. Die Regierung begründet die Vervierfachung mit der „vollständigen Kostendeckung“ der digitalen Dienste und einer Angleichung an die Gebühren in Deutschland und den Niederlanden. Für eine vierköpfige Familie können die Gesamtkosten der Behörden jedoch über 1.600 PLN liegen – ohne Übersetzungs-, Legalisierungs- und Anwaltskosten. Die Budgets für globale Umzüge 2026 müssen daher womöglich sofort angepasst werden.

Unternehmen mit Programmen für Graduate-Rotation oder Kurzzeiteinsätze müssen ebenfalls ihre Zeitplanung überdenken. Da MOS unvollständige Uploads automatisch ablehnt, sollten Personalabteilungen vor der Feiertagspause notariell beglaubigte Kopien von Pässen, Krankenversicherungsnachweisen und Mietverträgen sammeln. Die Behörden versprechen eine Bearbeitungszeit von 60 Tagen, Berater warnen jedoch vor Rückständen im ersten Quartal.

Positiv ist, dass die Reform einen Echtzeit-Falltracker und automatisierte SMS-/E-Mail-Benachrichtigungen einführt – eine lang erwartete Funktion für Expats, die bisher nur Papierquittungen kannten. Die Plattform wird Zahlungen per Banküberweisung oder BLIK-Mobilgeldbörse integrieren und persönliche Kassenstellen abschaffen. Erste Nutzer, die die Beta-Version in der Woiwodschaft Masowien testen, berichten von reibungsloseren Dateneingaben, weisen aber darauf hin, dass das Portal nur PDFs in polnischer Sprache akzeptiert, was die Übersetzungskosten erhöht. Multinationale Unternehmen sollten ihre Mitarbeiterhandbücher und Lieferantenverträge an den neuen digitalen Workflow und die Gebühren anpassen.