Polen stellt ab 1. Januar 2026 alle Anträge auf Aufenthaltserlaubnis auf Online-Verfahren um und vervierfacht die Gebühren

Firmen-Mobilitätsteams haben nur noch zwei Wochen Zeit, um ihre Onboarding-Prozesse in Polen grundlegend zu überarbeiten. Eine am späten 18. Dezember veröffentlichte Verordnung bestätigt, dass ab dem 1. Januar 2026 jeder Antrag auf eine befristete Aufenthaltserlaubnis ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden muss. Die lokalen Ausländerbehörden werden ihre Schalter für persönliche Vorsprachen schließen; Papierunterlagen, die direkt abgegeben werden, werden künftig komplett abgelehnt. Diese Änderung vollendet eine einjährige Umstellung auf digitale Verfahren, die Arbeitgeber bereits dazu zwang, Arbeitserlaubnisanträge über praca.gov.pl einzureichen.

Was Personalverantwortliche besonders alarmiert, ist nicht die Technik, sondern die Kosten. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN, während die Gebühren für Entsendebescheinigungen auf 800 PLN klettern. Gleichzeitig erhöhen polnische Konsulate weltweit die Visagebühren: Nationale (Typ-D) Visa steigen von 135 € auf 200 €, Schengen-Visa (Typ-C) von 80 € auf 90 €. Warschau begründet die Erhöhung mit der Finanzierung von 250 zusätzlichen Sachbearbeitern und Investitionen in Cybersicherheit, die die Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen sollen. Multinationale Unternehmen hingegen beklagen, dass ihre Umzugsbudgets für 2026 über Nacht geplatzt sind und einige Firmen nun versuchen, die Gebühren auf dem Niveau von 2025 noch vor Jahresende vorzuzahlen.



Die MOS-Plattform selbst hat noch mit Kinderkrankheiten zu kämpfen: Häufige Zeitüberschreitungen, eine umständliche, nur auf Polnisch verfügbare Benutzeroberfläche und die Pflicht, jeden Antrag mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Entsandte Mitarbeiter benötigen daher einen Trusted-Profile-Login oder eine EU-eID und müssen vollständige Passscans hochladen – Aufgaben, die oft auf die ohnehin schon stark belasteten Mobilitätsteams der Unternehmen fallen. Berater empfehlen, jeden Schritt des Antrags per Screenshot zu dokumentieren, da eine eingefrorene Sitzung oft der einzige Nachweis für eine fristgerechte Einreichung sein kann.

Die praktischen Folgen sind weitreichend. Personalabteilungen müssen ihre Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen, Budgets für qualifizierte elektronische Signaturen (ca. 300 PLN pro Signatur) einplanen und Entsendepolitiken an die gestiegenen Kosten anpassen. Arbeitgeber, die im Januar starten wollen, eilen, noch vorhandene Papierunterlagen vor Silvester einzureichen; andere verlegen ihre Einsätze für 2026 vor, um die höheren Gebühren zu umgehen. Wer die Vorgaben nicht einhält, riskiert Bußgelder von bis zu 50.000 PLN pro entsandtem Mitarbeiter, wie es die im Juni in Kraft getretenen Änderungen des Ausländergesetzes vorsehen.

Langfristig wird MOS mit Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken verknüpft, sodass automatisch Warnungen ausgelöst werden, wenn das im Antrag angegebene Gehalt nicht mit den Lohnabrechnungen übereinstimmt. Polen läutet damit eine Ära „digital-by-default, expensive-by-design“ ein: Unternehmen, die die Dokumentenerfassung automatisieren, die neue Gebührenstruktur frühzeitig in ihre Budgets einplanen und ihre Teams rechtzeitig schulen, sichern sich einen entscheidenden Vorsprung, sobald der Papierweg endgültig geschlossen wird.