Polen schließt MOS e-Portal-Mandat ab und vervierfacht Einwanderungsgebühren für 2026

Polen hat den letzten legislativen Schritt für seine Einwanderungsreform 2025 abgeschlossen. Eine am 16. Dezember veröffentlichte Nebenverordnung schreibt vor, dass ab dem 1. Januar 2026 alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – von der EU-Blaukarte über innerbetriebliche Versetzungen bis hin zu Familienzusammenführungen – ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden müssen. Papierunterlagen, die bei den Woiwodschaftsämtern eingereicht werden, werden ohne Ausnahme abgelehnt. Antragsteller müssen vollständige Passscans beifügen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben.

Für Mobility-Manager ist die finanzielle Belastung der größere Schock. Die staatlichen Gebühren steigen um das Vierfache: Die Standardgebühr für Aufenthaltserlaubnisse erhöht sich von 100 PLN auf 400 PLN, für Entsendegenehmigungen auf 800 PLN, während die Konsulatsgebühren auf 200 € für nationale (D-Typ) Visa und 90 € für Schengen-Visa (C-Typ) ansteigen. Das Innenministerium argumentiert, dass die Digitalisierung die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen und Betrug eindämmen wird, doch HR-Teams befürchten, dass die MOS-Plattform – die bereits zu Ausfällen neigt – die Warteschlangen lediglich ins Internet verlagert.



Die zweiwöchige Frist bis zum 1. Januar lässt wenig Zeit zum Handeln. Unternehmen müssen Trusted-Profile-Logins oder EU-eID-Zertifikate für Entsandte sichern, qualifizierte elektronische Signaturen beschaffen und Mitarbeiter im Umgang mit MOS schulen. Budgetverantwortliche müssen zudem die Umzugskosten für 2026 neu kalkulieren; eine vierköpfige Familie bei einer innerbetrieblichen Versetzung zahlt künftig 3.200 PLN an staatlichen Gebühren statt bisher 800 PLN.

Berater empfehlen, alle noch offenen Papieranträge bis zum 31. Dezember einzureichen, jeden Schritt im E-Portal mit Screenshots zu dokumentieren und im ersten Quartal Pufferzeiten einzuplanen. Zudem wird Arbeitgebern, die auf studentische Arbeitskräfte setzen, geraten, die neue 20-Stunden-Wochenarbeitsgrenze zu beachten, sofern keine separate Arbeitserlaubnis vorliegt. Ein Blick in die Zukunft: Die MOS-Plattform soll mit Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken verknüpft werden, um Echtzeit-Abgleiche von Gehalts- und Aufenthaltsstatus zu ermöglichen. Gelingt dies, könnte das System als Vorbild für andere EU-Staaten dienen, die ihre analogen Genehmigungsverfahren modernisieren wollen.

Für internationale Unternehmen ist die Botschaft klar: Polen bleibt für ausländische Fachkräfte offen – allerdings ab Neujahr nur noch digital und zu höheren Kosten.