Aktualisierter Leitfaden zur digitalen Arbeitserlaubnis klärt CTPS-Regeln für Ausländer in Brasilien

Am 14. Oktober veröffentlichte die Mobilitätsberatung Target Relocation einen aktualisierten sechsstufigen Leitfaden, der erklärt, wie ausländische Mitarbeiter die digitale Version der brasilianischen Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) beantragen und nutzen können. Obwohl die digitale CTPS seit 2021 für die meisten Arbeitgeber verpflichtend ist, herrscht bei vielen Personalabteilungen noch Unsicherheit im Umgang mit entsandten Mitarbeitern, die mit temporären Arbeitsvisa nach Brasilien einreisen. Der Leitfaden führt Arbeitgeber durch die Verknüpfung der CPF des Arbeitnehmers mit der Datenbank des Arbeitsministeriums (MTE), die Validierung des Aufenthaltsstatus über das SINCRE-System der Bundespolizei und die Sicherstellung, dass die digitalen Einträge mit den Angaben in der e-Social-Lohnabrechnungsplattform übereinstimmen. Zudem wird erläutert, wie Flüchtlinge und Mercosur-Bürger während der Wartezeit auf endgültige Dokumente Protokollnummern anstelle einer Aufenthaltserlaubnis nutzen können. Die Einhaltung der Vorschriften ist entscheidend, da Arbeitsinspektoren die CTPS-Daten nun in Echtzeit mit Einwanderungsdaten abgleichen; Abweichungen können Bußgelder von bis zu 3.000 R$ pro Mitarbeiter nach sich ziehen. Der Leitfaden empfiehlt daher, das Vertragsbeginn-Datum an die Gültigkeit des Visums anzupassen und im „Beobachtungen“-Feld der App gerichtliche Arbeitserlaubnisanordnungen zu vermerken. Für multinationale Unternehmen, die ihre Einstellungen im Rahmen der neuen digitalen Wirtschaftsvisa-Kategorien Brasiliens ausweiten, verkürzen optimierte CTPS-Prozesse die Einarbeitungszeit und erhöhen die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung. Die Checkliste von Target Relocation wird bereits von mehreren Fortune-500-Personalabteilungen in Shared-Service-Centern in São Paulo und Recife genutzt. Da das MTE plant, die Ausnahmeausgabe der papierbasierten CTPS-Bücher bis Januar 2027 einzustellen, wird die frühzeitige Umstellung auf die digitale CTPS zu einem entscheidenden Faktor für die Planung und Compliance von Entsendungen in Brasilien.