आज से, 1 जून 2026 से, प्राग में जापानी दूतावास में वीज़ा आवेदन और पुलिस प्रमाण पत्र जैसी कांसुलर सेवाओं के लिए आने वाले सभी लोगों को पहले ई-मेल के माध्यम से अपॉइंटमेंट लेना अनिवार्य होगा। दूतावास ने चेतावनी दी है कि बिना अपॉइंटमेंट आए आवेदकों को दैनिक क्षमता पूरी होने पर वापस भेजा जा सकता है। यह नया सिस्टम 11 मई को घोषित किया गया था और पिछले तीन हफ्तों में चरणबद्ध तरीके से लागू किया गया है, जिसमें यात्रियों को व्यक्तिगत जानकारी, पासपोर्ट विवरण, यात्रा का उद्देश्य और तीन पसंदीदा समय स्लॉट देना होगा। पुष्टि संख्या कुछ कार्यदिवसों में जारी की जाएगी, जिसे सुरक्षा गेट पर दिखाना अनिवार्य होगा। पांच या अधिक लोगों के समूहों को वीज़ा विभाग से सीधे समय समन्वय करने के लिए कहा गया है। प्रक्रिया का समय अभी भी पांच से सात कार्यदिवस है, और दूतावास आवेदकों को वीज़ा मिलने तक फ्लाइट टिकट न खरीदने की सलाह देता है। कोई त्वरित सेवा विकल्प उपलब्ध नहीं है। गर्मियों के पीक सीजन के नजदीक आने के कारण, दूतावास को उम्मीद है कि अपॉइंटमेंट स्लॉट तेजी से भर जाएंगे, खासकर चेक पेशेवरों में लोकप्रिय वर्क-एंड-हॉलिडे और कॉन्फ्रेंस वीज़ा के लिए। जापान में कर्मचारियों को भेजने वाले ग्लोबल मोबिलिटी मैनेजरों के लिए इसका मतलब है कि योजना बनाने में अब कम से कम तीन सप्ताह का समय मानना होगा, जिसमें दस्तावेज़ इकट्ठा करने से लेकर पासपोर्ट लौटने तक का समय शामिल है। कुछ रिलोकेशन सेवा प्रदाता सुझाव देते हैं कि आपातकालीन मामलों को अन्य शेंगेन क्षेत्र के जापानी कांसुलेट्स के माध्यम से भेजा जाए, जो सीमित वॉक-इन स्वीकार करते हैं, लेकिन इससे यात्रा खर्च बढ़ता है और क्षेत्राधिकार नियमों का उल्लंघन हो सकता है। क्षमता प्रबंधन के अलावा, कूटनीतिज्ञों का संकेत है कि यह बदलाव जापान के विदेश मंत्रालय की व्यापक डिजिटल परिवर्तन पहल का हिस्सा है। यदि प्राग का यह पायलट सफल रहता है, तो 2027 तक एक एकीकृत वैश्विक अपॉइंटमेंट प्लेटफॉर्म अन्य यूरोपीय दूतावासों में भी लागू किया जा सकता है, जिससे डेटा संग्रह और सुरक्षा जांच में सुधार होगा।
