Bắt đầu từ hôm nay, ngày 1 tháng 6 năm 2026, tất cả những ai có nhu cầu sử dụng dịch vụ lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Praha – bao gồm xin visa và yêu cầu giấy chứng nhận cảnh sát – phải đặt lịch hẹn qua email trước khi đến. Đại sứ quán cảnh báo rằng những người đến trực tiếp có thể bị từ chối khi đã hết suất trong ngày. Hệ thống mới, được công bố vào ngày 11 tháng 5 và triển khai dần trong ba tuần qua, yêu cầu du khách cung cấp thông tin cá nhân, chi tiết hộ chiếu, mục đích chuyến đi và ba khung giờ ưu tiên. Mã xác nhận sẽ được gửi trong vài ngày làm việc và phải xuất trình khi vào cổng an ninh. Các nhóm từ năm người trở lên được yêu cầu phối hợp lịch hẹn trực tiếp với bộ phận visa. Thời gian xử lý vẫn từ năm đến bảy ngày làm việc, và đại sứ quán tiếp tục khuyến cáo không nên mua vé máy bay trước khi có visa. Hiện không có lựa chọn xử lý nhanh. Với mùa cao điểm hè sắp tới, đại sứ quán dự đoán các khung giờ hẹn sẽ nhanh chóng kín chỗ – đặc biệt là visa làm việc và nghỉ dưỡng, cũng như visa hội nghị được nhiều chuyên gia Séc ưa chuộng. Đối với các nhà quản lý di chuyển nhân sự sang Nhật, điều này đồng nghĩa với thời gian chuẩn bị dài hơn: kế hoạch từ đầu đến cuối giờ phải tính ít nhất ba tuần từ lúc thu thập giấy tờ đến khi nhận lại hộ chiếu. Một số nhà cung cấp dịch vụ chuyển chỗ gợi ý xử lý các trường hợp khẩn cấp qua các lãnh sự quán Nhật Bản khác trong khu vực Schengen vẫn còn nhận khách đến trực tiếp hạn chế, nhưng cách này sẽ phát sinh chi phí đi lại và có thể vi phạm quy định thẩm quyền. Ngoài việc quản lý công suất, các nhà ngoại giao cho biết thay đổi này nằm trong chiến lược chuyển đổi số rộng lớn hơn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Nếu mô hình thí điểm tại Praha thành công, nền tảng đặt lịch hẹn toàn cầu có thể được triển khai tại các cơ quan đại diện châu Âu khác vào năm 2027, giúp thu thập dữ liệu hiệu quả hơn và tăng cường kiểm tra an ninh.
