Vanaf vandaag, 1 juni 2026, moeten bezoekers die consulaire diensten willen afnemen bij de Japanse ambassade in Praag – zoals het aanvragen van visa en politieverklaringen – vooraf een afspraak maken via e-mail. De ambassade waarschuwt dat bezoekers zonder afspraak worden geweigerd zodra de dagelijkse capaciteit is bereikt. Het nieuwe systeem, aangekondigd op 11 mei en de afgelopen drie weken gefaseerd ingevoerd, vereist dat reizigers persoonlijke gegevens, paspoortinformatie, het doel van het bezoek en drie voorkeursmomenten doorgeven. Binnen enkele werkdagen ontvangen zij een bevestigingsnummer, dat bij aankomst bij de beveiliging getoond moet worden. Groepen van vijf personen of meer worden verzocht hun afspraken rechtstreeks met de visumafdeling te coördineren. De verwerkingstijd blijft vijf tot zeven werkdagen en de ambassade adviseert aanvragers om geen vliegtickets te kopen voordat het visum is toegekend. Er is geen versnelde procedure beschikbaar. Met het oog op het drukke zomerseizoen verwacht de ambassade dat de beschikbare afspraken snel volgeboekt zullen zijn, vooral voor werk- en vakantievisa en conferentievisa, die populair zijn onder Tsjechische professionals. Voor global-mobility managers die personeel naar Japan verplaatsen, betekent dit een langere doorlooptijd: de planning van begin tot eind moet nu minimaal drie weken omvatten, van het verzamelen van documenten tot de terugkeer van het paspoort. Sommige verhuisdiensten adviseren spoedeisende gevallen via andere Japanse consulaten in het Schengengebied te laten lopen, waar nog beperkte inloop mogelijk is, maar dit brengt extra reiskosten met zich mee en kan de jurisdictieregels schenden. Naast capaciteitsbeheer suggereren diplomaten dat deze verandering deel uitmaakt van een bredere digitale transformatie van het Japanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Als de pilot in Praag succesvol blijkt, kan een uniform wereldwijd afsprakensysteem in 2027 worden uitgerold naar andere Europese posten, wat de gegevensverzameling stroomlijnt en de veiligheidscontroles verbetert.
