Poland telah menerbitkan peraturan pelaksana yang sangat dinantikan untuk melengkapi reformasi imigrasi tahun 2025. Berdasarkan dekrit ini, setiap permohonan izin tinggal sementara—termasuk Kartu Biru UE, transfer antar perusahaan, dan kasus reunifikasi keluarga—harus diajukan melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS) mulai 1 Januari 2026. Berkas fisik yang diserahkan ke kantor voivodeship akan langsung ditolak, dan pemohon wajib melampirkan scan paspor lengkap serta menandatangani dengan tanda tangan elektronik yang terverifikasi. Tim HR hanya memiliki waktu dua minggu untuk mendapatkan login profil terpercaya bagi karyawan yang ditugaskan dan melatih staf dalam penggunaan MOS.
Yang tak kalah penting bagi anggaran, biaya pemerintah melonjak tajam. Biaya izin tinggal untuk karyawan lokal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, sementara kasus pekerja yang dikirim naik menjadi PLN 800. Biaya konsuler juga meningkat: visa nasional tipe D menjadi €200 (dari €135) dan visa Schengen tipe C menjadi €90 (dari €80). Pihak berwenang berargumen bahwa digitalisasi akan memangkas waktu proses hingga 30%, namun manajer mobilitas perusahaan khawatir portal yang sering mengalami timeout ini justru menimbulkan hambatan baru.
![Poland Tetapkan Kewajiban Portal Elektronik dan Empat Kali Lipatkan Biaya Imigrasi Mulai 2026]()
Dampak praktisnya cukup besar. Perusahaan yang merencanakan mulai kerja Januari harus mengajukan berkas fisik yang tersisa paling lambat 31 Desember, mengamankan tanda tangan elektronik melalui sertifikat yang diterbitkan di Polandia atau eID UE, serta memperbarui model anggaran internal untuk menyesuaikan kenaikan biaya hingga empat kali lipat. Paket gaji ekspatriat mungkin perlu dihitung ulang, dan perjanjian pekerja yang dikirim harus mencantumkan entitas mana yang menanggung biaya pemerintah yang lebih tinggi. Pengusaha yang mempekerjakan mahasiswa juga harus memperhatikan batas kerja baru 20 jam per minggu kecuali memiliki izin kerja terpisah.
Konsultan imigrasi menyarankan agar jadwal mobilitas memasukkan waktu cadangan hingga kuartal pertama 2026. Meski pemerintah mengklaim portal MOS telah diuji ketahanan, peluncuran sistem digital sebelumnya (seperti registrasi online PESEL) sering mengalami gangguan. Oleh karena itu, perusahaan disarankan menyimpan tangkapan layar setiap langkah pengajuan, karena metadata yang hilang dapat memicu penolakan otomatis tanpa intervensi manusia. Meski ada risiko, Polandia memandang portal elektronik ini sebagai proyek unggulan dalam digitalisasi layanan publik yang lebih luas, dengan janji integrasi di masa depan dengan basis data pajak dan jaminan sosial.
Yang tak kalah penting bagi anggaran, biaya pemerintah melonjak tajam. Biaya izin tinggal untuk karyawan lokal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, sementara kasus pekerja yang dikirim naik menjadi PLN 800. Biaya konsuler juga meningkat: visa nasional tipe D menjadi €200 (dari €135) dan visa Schengen tipe C menjadi €90 (dari €80). Pihak berwenang berargumen bahwa digitalisasi akan memangkas waktu proses hingga 30%, namun manajer mobilitas perusahaan khawatir portal yang sering mengalami timeout ini justru menimbulkan hambatan baru.
Dampak praktisnya cukup besar. Perusahaan yang merencanakan mulai kerja Januari harus mengajukan berkas fisik yang tersisa paling lambat 31 Desember, mengamankan tanda tangan elektronik melalui sertifikat yang diterbitkan di Polandia atau eID UE, serta memperbarui model anggaran internal untuk menyesuaikan kenaikan biaya hingga empat kali lipat. Paket gaji ekspatriat mungkin perlu dihitung ulang, dan perjanjian pekerja yang dikirim harus mencantumkan entitas mana yang menanggung biaya pemerintah yang lebih tinggi. Pengusaha yang mempekerjakan mahasiswa juga harus memperhatikan batas kerja baru 20 jam per minggu kecuali memiliki izin kerja terpisah.
Konsultan imigrasi menyarankan agar jadwal mobilitas memasukkan waktu cadangan hingga kuartal pertama 2026. Meski pemerintah mengklaim portal MOS telah diuji ketahanan, peluncuran sistem digital sebelumnya (seperti registrasi online PESEL) sering mengalami gangguan. Oleh karena itu, perusahaan disarankan menyimpan tangkapan layar setiap langkah pengajuan, karena metadata yang hilang dapat memicu penolakan otomatis tanpa intervensi manusia. Meski ada risiko, Polandia memandang portal elektronik ini sebagai proyek unggulan dalam digitalisasi layanan publik yang lebih luas, dengan janji integrasi di masa depan dengan basis data pajak dan jaminan sosial.
Sumber: VisaHQ Global Mobility News
