Polen führt ab 2026 Pflicht zur Nutzung des E-Portals ein und vervierfacht Einwanderungsgebühren

Polen hat die lang erwarteten Durchführungsverordnungen veröffentlicht, die die umfassende Reform des Einwanderungsrechts bis 2025 abschließen. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – einschließlich der EU-Blauen Karte, innerbetrieblicher Versetzungen und Familienzusammenführungen – über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papierunterlagen, die bei den Woiwodschaftsämtern eingereicht werden, werden künftig vollständig abgelehnt. Antragsteller müssen vollständige Passscans beifügen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben. Personalabteilungen haben daher nur zwei Wochen Zeit, um vertrauenswürdige Profil-Logins für Entsandte zu beantragen und Mitarbeiter im Umgang mit MOS zu schulen.

Ebenso relevant für die Budgets sind die stark gestiegenen Verwaltungsgebühren. Die Gebühr für eine Aufenthaltserlaubnis eines lokal eingestellten Mitarbeiters steigt von 100 PLN auf 400 PLN, bei Entsendungen sogar auf 800 PLN. Auch die Konsulatsgebühren erhöhen sich: Ein nationales Visum Typ D kostet künftig 200 € (statt bisher 135 €), ein Schengen-Visum Typ C 90 € (statt 80 €). Die Behörden argumentieren, dass die Digitalisierung die Bearbeitungszeiten um 30 % verkürzen wird, doch Mobilitätsmanager in Unternehmen befürchten, dass das Portal – das bereits jetzt zu Zeitüberschreitungen neigt – neue Engpässe verursachen könnte.



Die praktischen Auswirkungen sind erheblich. Unternehmen, die im Januar starten wollen, sollten alle noch offenen Papieranträge bis zum 31. Dezember einreichen, elektronische Signaturen mit polnischen Zertifikaten oder EU-eID sichern und ihre internen Budgetmodelle an die vierfache Gebührenerhöhung anpassen. Expatriate-Vergütungen müssen möglicherweise neu kalkuliert werden, und Entsendungsverträge sollten klar regeln, welche Partei die höheren Behördengebühren trägt. Arbeitgeber, die auf studentische Hilfskräfte setzen, müssen zudem die neue 20-Stunden-Wochenarbeitsgrenze beachten, sofern keine gesonderte Arbeitserlaubnis vorliegt.

Einwanderungsberater empfehlen, im ersten Quartal 2026 Pufferzeiten in die Mobilitätspläne einzubauen. Obwohl die Regierung betont, dass das MOS-Portal Belastungstests durchlaufen hat, waren frühere digitale Systeme (wie das PESEL-Online-Register) von Ausfällen betroffen. Unternehmen sollten daher von jedem Schritt der Antragstellung Screenshots anfertigen, da fehlende Metadaten automatisierte Ablehnungen ohne menschliches Eingreifen auslösen können. Trotz dieser Risiken sieht Polen das E-Portal als Vorzeigeprojekt für die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen und verspricht eine spätere Integration mit Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken.