Polen verplicht gebruik van e-portal en verviervoudigt immigratiekosten vanaf 2026

Polen heeft de langverwachte aanvullende regelgeving gepubliceerd die de immigratiehervorming voor 2025 compleet maakt. Volgens het decreet moeten vanaf 1 januari 2026 alle tijdelijke verblijfsvergunningen – inclusief de EU Blue Card, intra-bedrijfsoverdrachten en gezinsherenigingszaken – worden ingediend via het Moduł Obsługi Spraw (MOS) e-portaal. Papieren dossiers die bij een voivodeschap worden ingeleverd, worden direct afgewezen en aanvragers moeten volledige scans van hun paspoort bijvoegen en ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening. HR-teams hebben dus slechts twee weken om vertrouwde profielinloggegevens voor gedetacheerden te regelen en personeel te trainen in het gebruik van MOS.

Even belangrijk voor de budgetten zijn de forse stijgingen van de leges. De kosten voor een verblijfsvergunning voor lokaal aangenomen werknemers stijgen van PLN 100 naar PLN 400, terwijl de tarieven voor gedetacheerde werknemers oplopen tot PLN 800. Ook de consulaire kosten gaan omhoog: een nationaal type-D visum kost voortaan €200 (voorheen €135) en een Schengen type-C visum €90 (voorheen €80). De autoriteiten stellen dat digitalisering de verwerkingstijd met 30% zal verkorten, maar mobiliteitsmanagers vrezen dat het portaal – dat nu al gevoelig is voor time-outs – nieuwe knelpunten kan veroorzaken.



De praktische gevolgen zijn aanzienlijk. Bedrijven die in januari willen starten, moeten eventuele resterende papieren dossiers uiterlijk 31 december indienen, elektronische handtekeningen verkrijgen via in Polen uitgegeven certificaten of EU eID, en hun interne budgetmodellen aanpassen aan de vier keer hogere leges. Expatsalarissen moeten mogelijk worden herberekend en in detacheringsovereenkomsten moet worden vastgelegd welke partij de hogere overheidskosten betaalt. Werkgevers die afhankelijk zijn van studentmedewerkers moeten ook rekening houden met een nieuwe maximale werkweek van 20 uur, tenzij er een aparte werkvergunning is.

Immigratieadviseurs raden aan om in het eerste kwartaal van 2026 extra tijd in te plannen voor mobiliteitstrajecten. Hoewel de overheid stelt dat het MOS-portaal stress-tests heeft doorstaan, werden eerdere digitale systemen (zoals het PESEL online register) geplaagd door storingen. Bedrijven doen er daarom goed aan om van elke stap in het indieningsproces screenshots te maken, omdat ontbrekende metadata kunnen leiden tot automatische afwijzingen zonder menselijke tussenkomst. Ondanks de risico’s ziet Polen het e-portaal als een paradepaardje voor bredere digitalisering van de publieke dienstverlening, met de belofte van toekomstige integraties met belasting- en sociale zekerheidsdatabases.