Ba Lan bắt buộc sử dụng cổng thông tin điện tử và tăng phí nhập cư lên gấp bốn lần từ năm 2026

Ba Lan đã công bố các quy định phụ được chờ đợi lâu nay, hoàn thiện cuộc cải cách nhập cư năm 2025. Theo nghị định này, kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép cư trú tạm thời—bao gồm Thẻ Xanh EU, chuyển công tác nội bộ và đoàn tụ gia đình—phải được nộp qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS). Hồ sơ giấy gửi trực tiếp đến văn phòng tỉnh sẽ bị từ chối ngay lập tức, đồng thời người nộp đơn phải đính kèm bản scan hộ chiếu đầy đủ và ký bằng chữ ký điện tử có chứng nhận. Do đó, các bộ phận nhân sự chỉ còn hai tuần để đăng ký tài khoản có hồ sơ tin cậy cho nhân viên được điều động và đào tạo nhân viên sử dụng MOS.

Điều quan trọng không kém đối với ngân sách là mức phí nhà nước tăng mạnh. Phí cấp giấy phép cư trú cho nhân viên thuê tại địa phương tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi trường hợp công nhân được điều động tăng lên 800 PLN. Phí lãnh sự cũng tăng: visa quốc gia loại D sẽ có giá 200 euro (tăng từ 135 euro) và visa Schengen loại C là 90 euro (tăng từ 80 euro). Chính quyền cho rằng số hóa sẽ giảm thời gian xử lý xuống 30%, nhưng các nhà quản lý di chuyển nhân sự lo ngại cổng thông tin—đã từng bị treo—có thể gây ra tắc nghẽn mới.



Tác động thực tiễn rất đáng kể. Các công ty dự định bắt đầu làm việc từ tháng 1 nên nộp hết hồ sơ giấy còn lại trước ngày 31 tháng 12, đảm bảo có chữ ký điện tử qua chứng chỉ do Ba Lan cấp hoặc EU eID, đồng thời cập nhật mô hình ngân sách nội bộ để phản ánh mức phí tăng gấp bốn lần. Gói lương cho người lao động nước ngoài có thể cần tính toán lại, và hợp đồng công nhân được điều động nên quy định rõ bên nào chịu phí nhà nước cao hơn. Các nhà tuyển dụng sử dụng sinh viên làm việc cũng cần lưu ý giới hạn làm việc 20 giờ mỗi tuần, trừ khi có giấy phép lao động riêng.

Các chuyên gia tư vấn nhập cư khuyến nghị nên dự phòng thời gian trong kế hoạch di chuyển nhân sự đến quý 1 năm 2026. Mặc dù chính phủ khẳng định cổng MOS đã được kiểm tra áp lực, các hệ thống số hóa trước đây (như đăng ký PESEL trực tuyến) từng gặp sự cố gián đoạn. Do đó, các doanh nghiệp nên lưu lại ảnh chụp màn hình từng bước nộp hồ sơ, vì thiếu dữ liệu có thể khiến hồ sơ bị từ chối tự động mà không có can thiệp thủ công. Dù có rủi ro, Ba Lan xem cổng điện tử này là bước đột phá trong số hóa dịch vụ công, hứa hẹn tích hợp với cơ sở dữ liệu thuế và an sinh xã hội trong tương lai.