La Polonia introduce l'obbligo del portale elettronico e quadruplica le tariffe per l'immigrazione dal 2026

La Polonia ha pubblicato i tanto attesi regolamenti secondari che completano la riforma dell’immigrazione prevista per il 2025. Secondo il decreto, a partire dal 1° gennaio 2026, ogni permesso di soggiorno temporaneo — inclusi la Carta Blu UE, i trasferimenti intra-aziendali e i casi di ricongiungimento familiare — dovrà essere presentato esclusivamente tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Le pratiche cartacee consegnate agli uffici voivodali saranno respinte senza eccezioni, e i richiedenti dovranno allegare scansioni complete del passaporto e firmare con firma elettronica qualificata. Di conseguenza, i team HR hanno solo due settimane per ottenere accessi con profilo affidabile per gli assegnati e formare il personale sull’uso del portale MOS.

Un altro aspetto cruciale riguarda i costi: le tariffe governative aumentano drasticamente. La tassa per il permesso di soggiorno di un dipendente assunto localmente passa da 100 a 400 PLN, mentre per i lavoratori distaccati si arriva a 800 PLN. Anche le tariffe consolari crescono: il visto nazionale di tipo D costerà 200 € (invece di 135 €) e il visto Schengen di tipo C 90 € (invece di 80 €). Le autorità sostengono che la digitalizzazione ridurrà i tempi di elaborazione del 30%, ma i responsabili della mobilità aziendale temono che il portale — già soggetto a interruzioni — possa generare nuovi colli di bottiglia.



Le implicazioni pratiche sono rilevanti. Le aziende che prevedono inizio attività a gennaio dovrebbero presentare eventuali pratiche cartacee entro il 31 dicembre, assicurarsi firme elettroniche tramite certificati polacchi o eID UE, e aggiornare i modelli di budget interni per riflettere il quadruplicarsi delle tariffe. Potrebbe essere necessario ricalcolare i pacchetti retributivi per gli espatriati, e negli accordi per i lavoratori distaccati va specificato quale entità si farà carico dei maggiori costi governativi. I datori di lavoro che impiegano studenti devono inoltre considerare il nuovo limite di 20 ore settimanali di lavoro, salvo possesso di un permesso di lavoro separato.

I consulenti per l’immigrazione raccomandano di prevedere tempi di margine nelle pianificazioni di mobilità fino al primo trimestre 2026. Sebbene il governo assicuri che il portale MOS sia stato sottoposto a stress test, precedenti implementazioni di sistemi digitali (come il registro online PESEL) hanno sofferto di interruzioni. Le aziende dovrebbero quindi conservare screenshot di ogni fase della presentazione, poiché la mancanza di metadati può causare rifiuti automatici senza possibilità di intervento umano. Nonostante i rischi, la Polonia considera il portale elettronico un progetto pilota per una più ampia digitalizzazione dei servizi pubblici, con l’obiettivo di integrare in futuro banche dati fiscali e previdenziali.