Poland Mewajibkan Semua Permohonan Izin Tinggal Dilakukan Secara Online dan Melipatgandakan Biaya Pemerintah hingga Empat Kali Lipat

Kementerian Dalam Negeri Polandia telah memulai fase terakhir—dan paling berat—dari reformasi sistem imigrasinya. Peraturan yang diterbitkan pada 18 Desember 2025 mengonfirmasi bahwa mulai 1 Januari 2026, setiap permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS). Kantor-kantor lokal tidak lagi menerima berkas dalam bentuk kertas; dokumen yang diserahkan langsung akan langsung ditolak.

Reformasi ini menuntaskan upaya digitalisasi selama setahun yang sebelumnya sudah mewajibkan pengusaha mengajukan permohonan izin kerja melalui platform praca.gov.pl. Yang menarik perhatian kali ini adalah kenaikan biaya. Biaya standar izin tinggal melonjak dari 100 PLN menjadi 400 PLN, sementara izin pekerja yang dikirim naik tajam menjadi 800 PLN. Biaya konsuler juga naik signifikan: visa nasional (tipe D) naik dari €135 menjadi €200 dan visa Schengen (tipe C) naik menjadi €90. Pemerintah Warsawa beralasan pendapatan tambahan ini akan digunakan untuk menambah petugas kasus dan keamanan siber, sehingga waktu proses bisa dipangkas hingga 30 persen; namun para direktur HR berpendapat anggaran relokasi 2026 langsung membengkak.



Dengan waktu persiapan hanya dua minggu, tim mobilitas perusahaan harus bergerak cepat. Setiap pekerja asing kini wajib memiliki (1) login Polish Trusted-Profile atau eID Uni Eropa, (2) tanda tangan elektronik yang terverifikasi, dan (3) pelatihan penggunaan MOS. Konsultan visa menyarankan untuk mengambil tangkapan layar setiap langkah karena portal masih sering crash saat beban tinggi; tangkapan layar bisa menjadi satu-satunya bukti pengajuan tepat waktu jika sesi habis masa aktifnya. Oleh karena itu, pengusaha bergegas membayar biaya tahun 2025 terlebih dahulu dan mengajukan dokumen kertas yang tersisa sebelum pergantian tahun.

Ke depan, MOS akan terhubung dengan database pajak dan jaminan sosial, memungkinkan sistem otomatis memberikan peringatan jika gaji yang dilaporkan dalam izin tidak sesuai dengan data penggajian. Ketidakpatuhan bisa berujung denda hingga 50.000 PLN per pekerja berdasarkan perubahan Undang-Undang Ketenagakerjaan Orang Asing yang mulai berlaku Juni lalu. Perusahaan multinasional sudah mulai meninjau ulang kebijakan pekerja yang dikirim, menganggarkan waktu onboarding tambahan, dan mengalokasikan dana khusus untuk tanda tangan elektronik.

Pesan bagi manajer mobilitas global jelas: lanskap imigrasi Polandia memasuki era “digital sebagai standar, mahal sebagai konsekuensi.” Perusahaan yang mengotomatisasi pengumpulan dokumen, memasukkan kenaikan biaya ke dalam proyeksi 2026, dan melatih staf lebih awal tentang seluk-beluk MOS akan mendapatkan keuntungan besar saat pintu pengajuan kertas benar-benar ditutup.