Polen Verplicht Alle Aanvragen voor Verblijfsvergunningen Online te Doen en Verhoogt Overheidskosten Viermaal

Het Poolse ministerie van Binnenlandse Zaken heeft het startschot gegeven voor de laatste – en meest ingrijpende – fase van de hervorming van het immigratiesysteem. Een regeling die laat op 18 december 2025 werd gepubliceerd, bevestigt dat vanaf 1 januari 2026 elke verblijfsvergunning voor tijdelijk verblijf uitsluitend via het e-portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) moet worden ingediend. Lokale kantoren accepteren geen papieren dossiers meer; documenten die aan de balie worden ingeleverd, worden direct afgewezen.

De hervorming sluit een jaarlange digitaliseringsslag af, waarbij werkgevers al verplicht werden werkvergunningaanvragen via het platform praca.gov.pl in te dienen. Wat deze keer opvalt, is de prijsstijging. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning stijgt van 100 naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers zelfs naar 800 PLN gaan. Ook de consulaire kosten schieten omhoog: nationale visa (type D) stijgen van €135 naar €200 en Schengenvisa (type C) naar €90. Warschau stelt dat de extra inkomsten worden gebruikt voor meer casemanagers en cybersecurity, waardoor de verwerkingstijd met 30 procent wordt verkort; HR-directeuren waarschuwen echter dat de verhuisbudgetten voor 2026 hierdoor in één klap zijn overschreden.



Met nog maar twee weken voorbereidingstijd moeten mobiliteitsteams in het bedrijfsleven snel schakelen. Elke buitenlandse medewerker heeft nu (1) een Poolse Trusted-Profile-login of EU eID nodig, (2) een gekwalificeerde elektronische handtekening en (3) training in het gebruik van MOS. Visumadviseurs raden aan om van elke stap een screenshot te maken, omdat het portaal nog steeds kan crashen bij drukte; een screenshot kan het enige bewijs zijn van tijdige indiening als een sessie afloopt. Werkgevers haasten zich daarom om de tarieven van 2025 vooruit te betalen en eventuele resterende papieren aanvragen vóór oudejaarsavond in te dienen.

Verder vooruitkijkend zal MOS gekoppeld worden aan de belasting- en sociale zekerheidsdatabases, waardoor automatisch een alarm afgaat als het salaris dat in de vergunning wordt opgegeven niet overeenkomt met de loonadministratie. Niet-naleving kan boetes tot 50.000 PLN per medewerker opleveren, volgens wijzigingen in de Wet op de Arbeid van Buitenlanders die in juni van kracht werden. Multinationals passen hun beleid voor gedetacheerde werknemers al aan, rekenen extra tijd voor onboarding en reserveren budgetten voor elektronische handtekeningen.

Voor global mobility managers is de boodschap duidelijk: het Poolse immigratielandschap gaat een tijdperk in van “digitaal als standaard, duur door ontwerp”. Bedrijven die het verzamelen van documenten automatiseren, de kostenstijgingen in hun begrotingen voor 2026 verwerken en hun personeel vroegtijdig trainen in de valkuilen van MOS, zullen een beslissende voorsprong hebben zodra de deur voor papieren aanvragen definitief sluit.