Poland mewajibkan pengajuan izin tinggal secara digital dan menaikkan biaya imigrasi hingga empat kali lipat mulai 1 Januari 2026

Dalam peraturan larut malam yang diterbitkan pada 18 Desember 2025, Kementerian Dalam Negeri Polandia mengonfirmasi bahwa setiap permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS) mulai 1 Januari 2026. Dokumen fisik akan langsung ditolak, memaksa pemberi kerja dan pekerja asing untuk menyelesaikan seluruh proses secara online, melampirkan scan paspor lengkap, dan menandatangani dengan tanda tangan elektronik yang sah. Langkah ini menandai penyelesaian upaya digitalisasi imigrasi Polandia selama setahun dan menjadi sorotan di Brussels sebagai model potensial bagi negara-negara Uni Eropa lainnya.

Peraturan yang sama juga menaikkan biaya pemerintah secara signifikan. Biaya standar izin tinggal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, izin pekerja yang dikirim naik menjadi PLN 800, biaya visa nasional (tipe D) naik dari €135 menjadi €200, dan visa Schengen (tipe C) naik menjadi €90. Pemerintah Warsawa berargumen bahwa kenaikan ini akan membiayai penambahan staf dan keamanan siber untuk MOS serta mempercepat waktu proses hingga 30%, namun para direktur HR menyatakan anggaran relokasi 2026 mereka langsung membengkak.



Bagi perusahaan multinasional, masa transisi dua minggu ini sangat berat. Setiap karyawan asing kini membutuhkan (1) login Trusted-Profile atau eID UE, (2) tanda tangan elektronik yang sah, dan (3) pelatihan penggunaan MOS. Konsultan visa menyarankan untuk mengambil tangkapan layar setiap langkah karena portal masih sering mengalami gangguan; tangkapan layar bisa menjadi satu-satunya bukti pengajuan tepat waktu jika sesi terputus.

Konsultan kepatuhan juga memperingatkan bahwa MOS akan segera terintegrasi dengan basis data pajak dan jaminan sosial Polandia, memungkinkan deteksi otomatis ketidaksesuaian penggajian. Ketidaksesuaian antara gaji yang dilaporkan dan pengajuan pajak dapat memicu pencabutan izin secara otomatis, yang berisiko membuat pemberi kerja terkena denda hingga PLN 50.000 per pekerja sesuai amandemen Undang-Undang Ketenagakerjaan Orang Asing Juni 2025.

Secara praktis, manajer mobilitas sedang memproses dokumen fisik yang tersisa sebelum pergantian tahun dan mendorong pekerja untuk membayar biaya tahun 2025 terlebih dahulu. Mereka yang melewatkan tenggat waktu akan menghadapi kenaikan biaya hingga empat kali lipat dan harus menghadapi kurva pembelajaran sistem digital yang belum teruji pada minggu-minggu awal 2026.