Polen verlegt alle Anträge auf Aufenthaltserlaubnis ins Internet und vervierfacht die staatlichen Gebühren

Das polnische Innenministerium hat den Startschuss für die letzte – und schmerzhafteste – Phase der Reform seines Einwanderungssystems gegeben. Eine am 18. Dezember 2025 veröffentlichte Verordnung bestätigt, dass ab dem 1. Januar 2026 alle Aufenthaltserlaubnisse ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden müssen. Lokale Ämter akzeptieren keine Papierunterlagen mehr; persönlich abgegebene Anträge werden sofort abgelehnt.

Die Reform schließt eine einjährige Digitalisierungsoffensive ab, die Arbeitgeber bereits dazu zwang, Arbeitserlaubnisanträge über die Plattform praca.gov.pl einzureichen. Auffällig ist diesmal vor allem der Kostenanstieg: Die Gebühr für eine reguläre Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN, für Entsendebescheinigungen sogar auf 800 PLN. Auch die Konsulatsgebühren ziehen deutlich an: Nationale Visa (Typ D) kosten künftig 200 € statt 135 €, Schengen-Visa (Typ C) 90 €. Warschau begründet die Erhöhung mit zusätzlichen Personalstellen und Investitionen in Cybersicherheit, die die Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen sollen. Personalverantwortliche sehen hingegen ihre Umzugsbudgets für 2026 über Nacht geplatzt.



Mit nur zwei Wochen Vorbereitungszeit müssen die Mobility-Teams der Unternehmen schnell handeln. Jeder ausländische Mitarbeiter benötigt nun (1) einen polnischen Trusted-Profile-Login oder eine EU-eID, (2) eine qualifizierte elektronische Signatur und (3) eine Schulung zur Bedienung des MOS-Portals. Visa-Berater empfehlen, jeden Schritt per Screenshot zu dokumentieren, da das Portal bei hoher Auslastung noch abstürzt; ein Screenshot kann im Falle eines Zeitüberschreitungsfehlers der einzige Nachweis für die fristgerechte Einreichung sein. Arbeitgeber eilen daher, die Gebühren auf dem Stand von 2025 vorab zu bezahlen und verbleibende Papieranträge noch vor Silvester einzureichen.

Ein Blick in die Zukunft zeigt, dass MOS mit den Steuer- und Sozialversicherungsdatenbanken verknüpft wird, um automatisch Warnhinweise auszulösen, wenn das im Antrag angegebene Gehalt nicht mit den Lohnabrechnungen übereinstimmt. Verstöße können nach Änderungen im Ausländergesetz, die im Juni in Kraft traten, mit Bußgeldern von bis zu 50.000 PLN pro Mitarbeiter geahndet werden. Multinationale Unternehmen überarbeiten bereits ihre Entsendepolitik, planen längere Einarbeitungszeiten ein und reservieren Mittel für elektronische Signaturen.

Für Manager im Bereich globale Mobilität ist die Botschaft klar: Polens Einwanderungssystem tritt in eine „digital by default, expensive by design“-Ära ein. Unternehmen, die die Dokumentenerfassung automatisieren, die Kostensteigerungen in ihre Planungen für 2026 einbeziehen und ihre Mitarbeiter frühzeitig mit den Besonderheiten von MOS vertraut machen, sichern sich einen entscheidenden Vorsprung, bevor die Pforten für Papieranträge endgültig geschlossen werden.