La Polonia ordina il trasferimento online di tutte le domande di permesso di soggiorno e quadruplica le tariffe governative

Il Ministero dell'Interno polacco ha dato il via all'ultima — e più impegnativa — fase della riforma del sistema di immigrazione. Un regolamento pubblicato il 18 dicembre 2025 conferma che, a partire dal 1° gennaio 2026, ogni richiesta di permesso di soggiorno temporaneo dovrà essere presentata esclusivamente tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Gli uffici locali non accetteranno più pratiche cartacee; i fascicoli consegnati allo sportello saranno respinti senza eccezioni.

La riforma completa un processo di digitalizzazione durato un anno, che aveva già obbligato i datori di lavoro a inoltrare le richieste di permessi di lavoro tramite la piattaforma praca.gov.pl. A colpire questa volta è il costo: la tariffa standard per il permesso di soggiorno passa da 100 a 400 PLN, mentre i permessi per lavoratori distaccati salgono a 800 PLN. Anche le tariffe consolari aumentano sensibilmente: i visti nazionali (tipo D) passano da 135 a 200 euro, mentre i visti Schengen (tipo C) salgono a 90 euro. Varsavia giustifica l’aumento con la necessità di finanziare nuovi operatori e potenziare la sicurezza informatica, riducendo i tempi di elaborazione del 30%; i responsabili HR replicano che i budget per i trasferimenti del 2026 sono stati stravolti da un giorno all’altro.



Con solo due settimane di tempo per prepararsi, i team di mobilità aziendale devono muoversi rapidamente. Ogni lavoratore straniero distaccato necessita ora di (1) un accesso tramite Profilo Fidato polacco o eID UE, (2) una firma elettronica qualificata e (3) una formazione sull’uso del portale MOS. I consulenti per i visti consigliano di fare screenshot di ogni passaggio, poiché il portale è ancora soggetto a crash sotto carico; uno screenshot potrebbe diventare l’unica prova di una presentazione tempestiva in caso di timeout della sessione. Per questo motivo, le aziende stanno affrettandosi a pagare in anticipo le tariffe 2025 e a completare eventuali pratiche cartacee residue entro la fine dell’anno.

Guardando al futuro, MOS sarà collegato ai database fiscali e previdenziali, permettendo segnalazioni automatiche se lo stipendio dichiarato nel permesso non corrisponde alle registrazioni in busta paga. Il mancato rispetto potrebbe comportare multe fino a 50.000 PLN per ogni lavoratore, secondo le modifiche alla legge sull’impiego degli stranieri entrate in vigore a giugno. Le multinazionali stanno già rivedendo le politiche per i lavoratori distaccati, prevedendo tempi più lunghi per l’inserimento e stanziando fondi per le firme elettroniche.

Il messaggio per i responsabili della mobilità globale è chiaro: il panorama dell’immigrazione in Polonia entra in un’era “digitale per default, costosa per scelta”. Le aziende che automatizzeranno la raccolta documentale, includeranno gli aumenti di costo nelle previsioni 2026 e formeranno tempestivamente il personale sulle peculiarità di MOS avranno un vantaggio decisivo quando verrà chiusa definitivamente la porta alle domande cartacee.