Bộ Nội vụ Ba Lan đã chính thức khởi động giai đoạn cuối cùng—và cũng là giai đoạn khó khăn nhất—trong việc cải tổ hệ thống nhập cư. Quy định được công bố vào cuối ngày 18 tháng 12 năm 2025 xác nhận rằng, từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi giấy phép tạm trú đều phải được nộp duy nhất qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS). Các văn phòng địa phương sẽ không còn nhận hồ sơ giấy; những bộ hồ sơ nộp trực tiếp sẽ bị từ chối ngay lập tức.
Cuộc cải cách này hoàn tất quá trình số hóa kéo dài một năm, trước đó đã buộc các nhà tuyển dụng phải gửi yêu cầu cấp giấy phép lao động qua nền tảng praca.gov.pl. Điểm đáng chú ý lần này là mức phí tăng mạnh. Phí cấp giấy phép tạm trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép lao động cho người làm việc theo hợp đồng tăng vọt lên 800 PLN. Phí lãnh sự cũng tăng đáng kể: visa quốc gia (loại D) từ 135 € lên 200 €, visa Schengen (loại C) tăng lên 90 €. Chính quyền Warsaw cho rằng nguồn thu này sẽ dùng để tăng cường nhân sự xử lý hồ sơ và nâng cao an ninh mạng, giúp rút ngắn thời gian xử lý xuống 30%; trong khi các giám đốc nhân sự phản đối rằng ngân sách di chuyển năm 2026 đã bị đội lên chỉ sau một đêm.
![Ba Lan Yêu Cầu Tất Cả Đơn Xin Giấy Phép Cư Trú Phải Nộp Trực Tuyến và Tăng Gấp Bốn Lần Phí Nhà Nước]()
Chỉ còn hai tuần để chuẩn bị, các nhóm quản lý di chuyển nhân sự phải hành động nhanh chóng. Mỗi nhân viên nước ngoài hiện cần (1) tài khoản đăng nhập Ba Lan Trusted-Profile hoặc EU eID, (2) chữ ký điện tử có chứng nhận và (3) đào tạo cách sử dụng MOS. Các chuyên gia tư vấn visa khuyên nên chụp ảnh màn hình từng bước vì cổng vẫn thường xuyên bị treo khi tải cao; ảnh chụp màn hình có thể là bằng chứng duy nhất cho việc nộp hồ sơ đúng hạn nếu phiên làm việc bị ngắt quãng. Do đó, các nhà tuyển dụng đang gấp rút thanh toán trước mức phí năm 2025 và hoàn tất các hồ sơ giấy còn lại trước đêm giao thừa.
Nhìn xa hơn, MOS sẽ được kết nối với cơ sở dữ liệu thuế và bảo hiểm xã hội, cho phép tự động phát hiện nếu mức lương khai báo trong giấy phép không khớp với hồ sơ bảng lương. Vi phạm có thể bị phạt lên đến 50.000 PLN cho mỗi nhân viên theo các sửa đổi Luật Lao động Người nước ngoài có hiệu lực từ tháng 6. Các tập đoàn đa quốc gia đã bắt đầu điều chỉnh chính sách lao động theo hợp đồng, dự trù thêm thời gian đào tạo và dành ngân sách cho chữ ký điện tử.
Thông điệp dành cho các nhà quản lý di chuyển toàn cầu rất rõ ràng: hệ thống nhập cư Ba Lan đang bước vào kỷ nguyên “số hóa mặc định, chi phí cao theo thiết kế”. Những công ty tự động hóa việc thu thập hồ sơ, dự báo tăng chi phí trong kế hoạch năm 2026 và đào tạo nhân viên sớm về các đặc thù của MOS sẽ có lợi thế quyết định khi cánh cửa tiếp nhận hồ sơ giấy chính thức đóng lại.
Cuộc cải cách này hoàn tất quá trình số hóa kéo dài một năm, trước đó đã buộc các nhà tuyển dụng phải gửi yêu cầu cấp giấy phép lao động qua nền tảng praca.gov.pl. Điểm đáng chú ý lần này là mức phí tăng mạnh. Phí cấp giấy phép tạm trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép lao động cho người làm việc theo hợp đồng tăng vọt lên 800 PLN. Phí lãnh sự cũng tăng đáng kể: visa quốc gia (loại D) từ 135 € lên 200 €, visa Schengen (loại C) tăng lên 90 €. Chính quyền Warsaw cho rằng nguồn thu này sẽ dùng để tăng cường nhân sự xử lý hồ sơ và nâng cao an ninh mạng, giúp rút ngắn thời gian xử lý xuống 30%; trong khi các giám đốc nhân sự phản đối rằng ngân sách di chuyển năm 2026 đã bị đội lên chỉ sau một đêm.
Chỉ còn hai tuần để chuẩn bị, các nhóm quản lý di chuyển nhân sự phải hành động nhanh chóng. Mỗi nhân viên nước ngoài hiện cần (1) tài khoản đăng nhập Ba Lan Trusted-Profile hoặc EU eID, (2) chữ ký điện tử có chứng nhận và (3) đào tạo cách sử dụng MOS. Các chuyên gia tư vấn visa khuyên nên chụp ảnh màn hình từng bước vì cổng vẫn thường xuyên bị treo khi tải cao; ảnh chụp màn hình có thể là bằng chứng duy nhất cho việc nộp hồ sơ đúng hạn nếu phiên làm việc bị ngắt quãng. Do đó, các nhà tuyển dụng đang gấp rút thanh toán trước mức phí năm 2025 và hoàn tất các hồ sơ giấy còn lại trước đêm giao thừa.
Nhìn xa hơn, MOS sẽ được kết nối với cơ sở dữ liệu thuế và bảo hiểm xã hội, cho phép tự động phát hiện nếu mức lương khai báo trong giấy phép không khớp với hồ sơ bảng lương. Vi phạm có thể bị phạt lên đến 50.000 PLN cho mỗi nhân viên theo các sửa đổi Luật Lao động Người nước ngoài có hiệu lực từ tháng 6. Các tập đoàn đa quốc gia đã bắt đầu điều chỉnh chính sách lao động theo hợp đồng, dự trù thêm thời gian đào tạo và dành ngân sách cho chữ ký điện tử.
Thông điệp dành cho các nhà quản lý di chuyển toàn cầu rất rõ ràng: hệ thống nhập cư Ba Lan đang bước vào kỷ nguyên “số hóa mặc định, chi phí cao theo thiết kế”. Những công ty tự động hóa việc thu thập hồ sơ, dự báo tăng chi phí trong kế hoạch năm 2026 và đào tạo nhân viên sớm về các đặc thù của MOS sẽ có lợi thế quyết định khi cánh cửa tiếp nhận hồ sơ giấy chính thức đóng lại.
Nguồn: VisaHQ Global Mobility News
