Poland Selesaikan Portal MOS Digital dan Empat Kali Lipatkan Biaya Imigrasi Mulai 1 Januari 2026

Hanya dua minggu sebelum akhir tahun, Polandia telah menerbitkan peraturan terakhir dalam reformasi besar-besaran imigrasi 2025, yang menegaskan bahwa—mulai 1 Januari 2026—setiap permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS). Permohonan dalam bentuk kertas yang dikirim ke kantor województwo akan langsung ditolak, dan pemohon wajib melampirkan scan paspor lengkap serta menandatangani dengan tanda tangan elektronik yang terverifikasi.

Peraturan yang sama juga menaikkan biaya pemerintah secara signifikan: biaya izin tinggal standar naik dari PLN 100 menjadi PLN 400; izin pekerja yang dikirim naik menjadi PLN 800; biaya visa nasional (tipe D) naik dari €135 menjadi €200; dan visa Schengen (tipe C) naik menjadi €90. Kementerian Dalam Negeri berargumen bahwa digitalisasi akan mempercepat proses hingga 30 persen dan mengurangi penipuan, namun tim HR khawatir platform MOS—yang sudah sering mengalami gangguan—justru akan memindahkan antrean ke ranah online.



Bagi perusahaan multinasional, jendela dua minggu ini sangat menantang. Perusahaan harus segera: 1) mendapatkan login Trusted-Profile atau sertifikat eID UE untuk setiap pekerja asing; 2) membeli tanda tangan elektronik terverifikasi; 3) melatih staf dalam penggunaan MOS; dan 4) menghitung ulang anggaran relokasi 2026. VisaHQ memperkirakan biaya pemerintah untuk keluarga beranggotakan empat orang dalam transfer antar perusahaan akan naik dari PLN 800 menjadi PLN 3.200. Perusahaan besar pun bergegas mengajukan dokumen kertas yang tersisa sebelum pergantian tahun.

Tips praktis agar patuh meliputi mengambil tangkapan layar setiap langkah MOS (sebagai bukti pengajuan tepat waktu), menjadwalkan hari cadangan untuk mengantisipasi gangguan server, dan memperhatikan batas kerja mahasiswa baru yaitu 20 jam per minggu kecuali ada izin terpisah. Konsultan juga memperingatkan bahwa MOS akan segera terhubung dengan database pajak dan jaminan sosial, memungkinkan pemeriksaan silang secara real-time: ketidaksesuaian data penggajian bisa memicu pencabutan izin secara otomatis.

Model Polandia ini sedang diawasi ketat di Brussel seiring Uni Eropa meluncurkan Regulasi Digitalisasi Prosedur Visa. Jika berhasil, MOS bisa menjadi contoh bagi negara anggota lain—menjanjikan keputusan lebih cepat namun juga biaya lebih tinggi dan pembagian data yang lebih ketat. Namun, sampai masalah teknis terselesaikan, manajer mobilitas menghadapi kuartal pertama yang penuh tantangan.